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飛躍的な業務改善が期待できるソフトウェア導入という選択肢

中小企業でのツールごとのIT活用状況

#比較的普及率が高い一般オフィスシステムとメール
大企業にくらべて中小企業ではITの活用が進んでいないといわれていますが、実際に2016年に行われた調査では、一般オフィスシステムにおいてITツールを活用している企業の割合は、企業全体では55.9パーセントですが、そのうち大規模企業群では74.2パーセントになっているのに対し、中規模企業群では58.5パーセントで小規模企業群では48.5パーセント、最小規模企業群では36.3パーセントにとどまっています。また、この数値はメール活用においてもほぼ同じ値になっています。これだけでも大企業にくらべて中小企業がいかにITを活用していないかが分かりますが、一般オフィスシステムやメールはまだ中小企業においても普及している分野なのです。

#現状は導入率の差が大きい経理業務
一般オフィスシステムやメールにくらべて、かなり活用率が低いIT分野が給与や経理などの業務専用のソフトです。企業全体でも40.3パーセントという半数にも満たない導入率ですが、そのうち大規模企業群では60.6パーセントの活用率があるのに対し、中規模企業群では42.9パーセントで小規模企業群になると29.9パーセント、さらに最小規模企業群になるとわずか20.4パーセントの活用率になっています。

中小企業でITの活用が進まない理由

#ソフトウェアにこれからの活躍が期待できる経理業務
調査の結果から、最小規模企業群ではメールを活用している企業も30パーセント台にとどまり、資料などの送受信は今でもFAXでおこなっている企業が多いことが分かります。また、それ以上に給与や経理に関する業務は、大企業と中小企業の間でITに頼っているかマンパワーで行っているかの差が大きく出ています。ソフトウェアの導入によって人件費削減やミスが減ることが期待できるのは容易に想像がつきますが、中小企業でソフトウェアを導入したがらない理由にはどういったものがあるのでしょうか。

#ITに投資しない理由
2016年に、ITに投資していない企業のうち、ITに投資しない理由をたずねた調査では、ITを導入できる人材がいないという回答が43.3パーセントで1位になっていて、導入効果がわからなくて評価できないが39.8パーセントで2位になっていたというデータがあります。コストが負担できないという理由は26.3パーセントにとどまり、個人情報漏洩の可能性を危惧しているという理由は7パーセントのみで技術やノウハウの流出を心配しているのは4.7パーセントのみのため、セキュリティ面の心配は比較的少なかったということいえるでしょう。その他の理由を見ても、費用対効果の不安と人材不足という2つの理由に大きく分かれることが分かります。

IT化によって得られる大きなメリット

#心配する必要がない2つの不安
IT導入に際して人材がいないことと、導入効果への不安については何も心配する必要がないといえます。ソフトウェアなどのIT関連に限らず、新しいモノやサービスを導入する際には新しい機器などの購入や契約というコストがかかり、さらにそのための従業員の教育などによる時間と費用もかかることになりますが、それ以上のメリットが回収できます。IT化による最大のメリットは売り上げや利益の増加といわれています。実際にIT投資を行った企業とIT化していない企業の売上高をくらべても、どの業種においてもIT化した企業の方が圧倒的に高くなっているというデータがあります。特に計算と記憶はITが非常に得意といわれている能力であるため、給与や経理の分野のソフトウェアを導入することは理にかなっているといえるでしょう。これによって、従業員の負担も飛躍的に軽減されることが期待できます。

#未来の従業員への投資にもなるIT化
IT化による従業員の負担軽減は、現職の従業員のみではなく将来入ってくる従業員に対しても良い影響を与えます。IT化によって業務の一部がマンパワーを必要としなくなれば、従業員は空いた時間や労力を他のことに費やすことができるため、新たな分野の仕事を開拓でき、さらなる生産性の向上も期待できます。会社の業績が良くなれば入社希望者も増えるので、人材不足の解消にもつながります。会社にも従業員にもメリットの多いIT化なので、小さな分野から少しずつでも検討すると良いでしょう。