メールフォーム利用例第二弾！

メールフォームの利用例の応用編です。ホームページやDM・SNSでも活用できると評判！返信対応の自動化、イベント・クラブチームの募集案内に電話番号ではなく、メールフォームを設置することで、個人の電話番号を公開する必要がなくなります。メールフォームをQRコードに変換すると更に便利になります。

月に数本のメールフォームからの問合せを放置してしまう傾向を解消。

ホームページのメールフォームからの問合せは月に数件と少ない為、どうしても後回しにしてしまう傾向がありました。そこでAPソフトのメールフォームを導入して、案件毎にメールフォームを作成して、その返信文を個別にカスタマイズした事で、よくある問合せは対応不要となり、資料請求も自動返信＋添付ファイルで解消。電話対応が必要な案件だけ一斉アラートで従業員に伝達することで対応速度が向上するようになりました。これで月に数件のメール対応が的確に早くできるようになり、メールの返信が来ない、遅いというクレームもなくなりました。

メール返信を複数の従業員で対応・リモートワークにも対応

メール対応はどうしても後回しにしてしまう傾向があります。メールの顧客の方が優良なケースも多く、素早く対応しないと対応が遅いから他社で決めてしまった、もしくはメールの返信がないと電話がかかってくるケースもあります。それを解消する為に、複数のスタッフでメールの返信ができれば、手の空いているスタッフが対応する、ＷＥＢで稼働の専用の管理画面で返信・受信ができる為、メールを2度送ってしまう事もなく、対応履歴が一目瞭然です。ＷＥＢ画面はリモート中のパソコンでも対応できる為、どこでも返信ができます。メールのお客様を逃がさず、コストを抑えて対応できる点が大きなメリットです。アウトソーシング・在宅ワーカーにも向いています。

お問合せ数が多く、処理に時間がかかっていましたが、人件費の大幅削減に成功

商売柄、ホームページからのお問合せ数が多すぎて、処理する為に多くの従業員で対応していましたが、まず最初にお問合せ種類毎にメールフォームを作成することで、それに対応した返信文をすぐに返信、資料・カタログ請求などもファイルを添付できる為、それで解決するようになりました。郵送希望もテキストをコピペするだけで簡単です。

その次に個別の返信案件は何種類かのテンプレートを作成しておき、WEB管理画面から問合せに合わせたテンプレートを選び、毎回少しカスタマイズをして返信することで万能な返信となります。このスキームを構築した事で多くのメール処理が効率的になりました。また対応人数も減らす事ができ、人件費の削減にも成功しました。

アフィリエイトタグ、タグの埋込で成果がわかりやすい

メールフォーム内にタグを埋込ことができる為。アフィリエイトの成果やコンバージョン測定にも使えるし、簡単に設定ができます。メールフォームの作成する操作が簡単で動作も早い為改良に時間がかかりません。初心者の方でも作成・修正ができます。アフィエイリトタグの埋込によりインフルエンサーなどの媒体も活用することが可能となり、広告の多様化することで、売上増効果を狙えるようになりました。広告媒体毎に測定ができる点が一番のメリットです。

複数のユーザーアカウントで利用しても月額料金が安い！

ソフトウェアでは、アカウントに対して費用が発生するのが一般的です。月額380円～と宣伝されていても、最低２０ユーザーからと結局無駄な分のコストを払う為、高い事が多いのですが、APソフトの場合、子アカウント機能を追加した場合、ユーザー数に対して費用は発生しない為、スタッフ・従業員の退職・入社の入れ替わりがあってもすぐにアカウントを発行、解約できます。費用は一律だから安心です。子アカウント機能を付ける事で、誰がログインして操作したかが判明する為、指導や対応の貢献度など、更に対応のスピードアップが図れます。ユーザー権限も個別に詳細に設定できる点も非常に便利な点です。

ホームページ内のメールフォームを細分化して業務効率改善

メールお問合せはサイト内にQ＆Aを用意しても、色々な問合せが入ってきます。それを解決する為に、お問合せフォームを問合せ毎に作成して、返信内容を予めカスタマイズしておくことで大部分を解決できます。ホームページソフトの問合せフォームでは対応できない部分を、メールフォームは多機能な為、メール問合せの返信業務をかなり軽減してくれます。

社内の連絡ツールとして利用しています

メールソフトを使用せずにメールを送りたい！社内で一斉メール（１０アドレスまで可能）も送信が可能です。添付ファイルも付けられる為非常に便利です。メールソフトのひと手間を省いてくれます。ccメールを使用することなく、告知・報告が可能となります。メールが届いていないという事もなくなり、メールを送れる人と受け取る人を区別する為にパスワード機能も設定できる所も優秀な点です。

メールフォームの対応をリモートワーク・在宅ワーク・アウトソーシング化

メールフォームからの問合せの返信業務そのものを在宅ワーカーやアウトソーシング化でコスト削減。APソフトのメールフォームには管理画面があり、子アカウント機能を追加することで、個別に管理画面にアクセスが可能となります。管理画面からメールの返信、やり取りが可能となります。その履歴は管理画面で閲覧や、フォロー対応もできる為、いつ・誰が・どんな対応をしたか一目瞭然となります。返信用のテンプレートを作成できる利点もあります。この蓄積こそが将来的につながると確信しています。

資料請求フォームとしてフル活用

１０通り位ある資料請求を今までは手作業で返信していましたが、10通りの資料請求フォームを作り、資料を自動返信化したら、業務効率が改善しました。料金は１０フォームで１日５０円（税別）、月額１５００円（税別）基本料金もなし。日割り契約だから無駄もない。驚きの料金です。

自動見積もり機能でお申込みフォームとしてもこんなに便利

すぐにお申込みしたい！そんなご要望にもお答えできるフォームとして自動見積もり機能も搭載。自動返信メールをカスタマイズして決済URLや振込先を記載すればフルオートとなります。すぐ申込したい！お客様を逃がさない、メールアドレスが必須ではないから、メールを使っていないお客様にも対応できるWEBフォームです！

すぐに効果が出ないから・・・あきらめない

どの業務にも即効性の場合と効果が出るのに時間がかかるものがあります。運営ノウハウは時間と費用がかかり、運営が軌道にのるまでには逆にコストが嵩む時期もあります。しかし年月を経てノウハウを蓄積できた時は、運営手法、規約、コスト感が定まる事で大幅なコスト削減が実現できます。誰でもすぐにできる業務改革は取組やすいのですが、時間がかかり、ノウハウを必要とする改革こそ、成功した際には他社が真似できない高品質のサービスとなるのです。