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中小企業こそソフトウェアの導入を喫緊の課題とすべき理由

IT化が加速している現代に中小企業がソフトウェアを導入するメリットは多い

経済産業省の外局である中小企業庁では、各企業の事業規模や予算、人的資源に合った仕方でIT技術を導入する「身の丈IT」を提唱し、中小企業が抱える様々な問題を、ソフトウェアを活用して解決することを推奨しています。そして、IT導入に積極的な中小企業も多くなっているようです。従来の慣れた方法に変えてソフトウェア導入を好感する背景には、近年、様々な分野で、紙面でのやりとりから脱却し、ITの活用が進んでいることが関係しています。

例えば、内閣府が行政で押印廃止プロジェクトを進め、企業にも同様の取り組みを進めるようマニュアルを用意しています。加えて、電子帳簿保存法が制定され、オフィスで作成する書類の電子が進み、電子請求書なども登場しています。そのため、中小企業もIT化の波に乗り遅れないよう、ソフトウェア導入に真剣に取り組む必要が生じてきました。

中小企業がソフトウェアを導入すべき理由の一つとして、人件費削減に資することが挙げられます。中小企業では、少数精鋭で業務を回していることも多く、より利益を見込める部分に人的資源を投入できるかどうかが、経営を左右します。そのため、ソフトウェア導入により、効率化できる部分は極力圧縮して、費用対効果に見合った人件費削減を目指すことが大切です。中小企業は、人件費に関連して別の問題を抱えています。少子高齢化が進んでいる現代では、景気の良し悪しに関わらず人手不足が深刻化し、特に中小企業では人材の獲得すらままならない事態が発生しています。中小企業では、より少ない人数で効率よく業務を進めていく必要があり、ソフトウェアを導入することが人手不足解消のカギとなります。

ソフトウェアの導入がもたらす別のメリットは、ミスが減ることにあります。中小企業にとって信用は宝であり、製品であっても書類であっても、取引先に品質の良いものを提供することが、信頼を増し加えることにつながります。逆に重大なミスを犯してしまうと、経営体力が厳しい分、会社が存亡の危機に立たされる可能性があります。最近のソフトウェアは、ヒューマンエラーをおこしがちな部分をサポートし、ミスか減る仕組みを盛り込んだものが多くなっているようです。そのため、手作業で行ってきたものをソフトウェア化することに利点があります。

ソフトウェアを導入すると、実際にどんなメリットを感じられるでしょうか。中小企業でも比較的ボリュームある作業となっている、経費精算を例に考えてみます。

経費精算システムを導入すると、第一に、書類をデータ化できるので、管理が楽になる利点があります。紙面で経費精算データを管理すると、日付順や伝票番号順に並べて保存する必要があり、添付されている領収証などが外れる危険性があります。一方、ソフトウェアを使えば、紙面での保存が必要なくなり、書類の保管スペースを大幅に削減できるようです。近年の経費精算システムは、駅名やバス停の名称を入れると交通費が自動計算され、接待交際費の基準も自動で判定されるので、紙面での管理に比べて大幅にミスが減ることを期待できます。そのことで経理担当者が経費精算の申請者に書類を確認する作業も減るため、人件費削減にもつながることでしょう。

中小企業がソフトウェアの導入を待ったなしの課題とすべきなのは、導入にはコストがかかり、ITを使いこなす人材育成が必要ということが関係しているからです。つまり、短期間に劇的に物事を改善するのは難しいということです。世の中の風潮はデジタル化に舵を切っているため、対策を急ぐ必要があります。まずは、社内の業務で現場が困っていることや無駄だと感じていることを洗い出します。そのうえで必要と思われるソフトウェアを導入し、それらの問題を解決することを地道にやっていく必要があるでしょう。身近で小さな分野で成功体験を重ねていくと、または失敗に向き合って教訓にしていくと、自社にとってどんなソフトウェアが必要かなどの方向性が見えてきて、導入が進むに違いありません。