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企業活動を円滑に進めるために考えたいIT技術の活用

企業活動において、IT技術の活用は今や必須となっています。ITの活用が事業の幅広い分野に及んでいる企業も多いようです。現代では、企業内で従業員一人一人がパソコンやタブレットを持ち、様々なシステムやソフトウェアを利用することで効率的に仕事ができるようになっています。企業の経営者もITに関する知見を持ち、IT技術活用のための的確な意思決定を行うことが必要とされています。そして企業活動を円滑に行うためには、単体で動くアプリケーションやツールであるソフトウェアと、グルーピングされた複数のソフトウェアやハードウェアとの組み合わせで考えられることが多いシステムに対して、バランスの取れた考え方をすることが大切です。

企業内で使用されるシステムは、基幹システムと業務システムの2種類に分けられます。基幹システムは、各企業において経営上不可欠なシステムといえます。一方、業務システムは、業務を効率的に行うためのツールで、仕事を円滑に行うのに役立ちます。業務システムは仕事のクオリティを上げたり、作業効率を向上させることができますが、万が一使用できなくなっても、他の手段を使って何とか仕事を続けることができるシステムやソフトウェアといえます。

基幹システムを構成するソフトウェアの種類として、生産管理・顧客管理・販売管理・在庫管理・人事管理・営業支援・財務会計・給与管理などが挙げられます。一方、業務システムに使用されるソフトウェアの種類としては、勤怠管理・人事管理・給与管理・販売管理・配送管理・営業支援などが含まれます。このようにしてみると、基幹システムと業務システムの両方に列挙されているソフトウェアが複数あることに気が付くでしょう。これは、企業によって各ソフトウェアの重みづけや依存度が異なってくるためです。

例えば、従業員が少ない中小企業で、人事や給与に関するソフトウェアが動かなかったとします。それでも、手書きなどでそれらの業務を行うことが可能であれば、それは業務システムとみなすことができます。一方、従業員を多く抱える大企業や、給与計算などを主な生業としている会社では、人事管理や給与計算ソフトがないと仕事にならないため、人事や給与に関するソフトウェアは基幹システムと位置付けられます。

では、それぞれのシステムを構成するソフトウェアには、どんな要素を求めることができるでしょうか。まず基幹系ソフトウェアは、事業継続性を担保するために安定稼働できることやセキュリティの高さを求めたいものです。また、ヒューマンエラーを防ぎ、業務を効率化したり標準化できる仕組みがあると、社内での情報共有や業務の引継ぎが楽に行えます。加えて、経営情報を可視化できるソフトウェアを導入すると、スピードが求められる現代にあって、正確で素早い意思決定を行うのに役立つことでしょう。

業務系のソフトウェアは、自社の業務に合わせてどれほどカスタマイズできるかがポイントになります。現場のITスキルに合わせて、誰にとっても使いやすいソフトウェアを導入すれば、現場での活用が進み、効率よく仕事ができるようになるでしょう。そのため、トップダウンでソフトウェアを選ぶというよりも、ボトムアップで現場の声を吸い上げて導入を推進したほうが、うまくいくケースが多いようです。また、基幹システムとの連携を考えることも大切です。

現代では、経済産業省などが旗振り役となり、デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進しています。各企業は、今後どのようなソフトウェアを使い、どんなシステムを採用するにしても、老朽化した既存システムからの脱却を図ることでデジタル化を推進し、企業の競争力を高める努力を続けることが重要になるでしょう。