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ソフトウェアを選択するときに重要な2つのポイント

ソフトウェアの導入目的に応じて必要条件を明確にする

ソフトウェアを導入するときには、利用によって何をしたいのかをまず明確にしましょう。導入目的に基づいてソフトウェアに求められる必要条件を定めるのが最も重要だからです。必要条件とは最低限満たしていなければならないソフトウェアの仕様や機能、費用やユーザーインターフェースを指します。どんなに有名なソフトウェアだったとしても必要条件を満たさない部分があったら他の候補を探し、条件を満たすソフトウェアが市販されていないなら開発を専門企業に依頼した方が良いでしょう。

例えば、企業オフィスで建物の出入りのときにロック解除にキーを使用しているケースがあります。このキーによる解錠操作によって勤怠管理を自動的にできるようにする目的があるとしましょう。さらに勤怠管理の結果を既に使用している給与計算ソフトに自動で取り込めるようにしたいという希望があるとします。この場合には勤怠管理とキー認証の紐づけができるだけでなく、ソフトウェア間の連携機能があることが必要です。キーと勤怠管理をリンクさせるソフトウェアは増えていますが、特定の給与計算ソフトとの連携までできるとなると候補が限定されます。もし存在しないなら開発を求めることが重要になります。

もし満たされていない条件があったら不満が生じるものは全て必要条件として盛り込むことが大切です。他にも予算がいくらあるのか、利用する人数は何人いるのか、動作環境として最低どのくらいまでなら問題ないのかといった点も確認する必要があります。どのような種類のソフトウェアでも導入するからには不満が生まれないようにするのが肝心なので、必要条件を明確化してからソフトウェアを選定しましょう。

今後の運用に合わせて機能の拡張性を考える

ソフトウェアを導入するときには必要十分条件を考えるのではなく、今後の運用に合わせて選択するのが肝心です。実際にはコストパフォーマンスを上げたいと考えて、必要最低限の機能だけを持っているソフトウェアを選んでしまうケースが多くなっています。一般的な傾向として、機能が充実していてさまざまなことをおこなえるソフトウェアは価格が高くなっています。機能があまり多くないソフトウェアなら安上がりで、必要条件さえ満たしているなら十分だと考えてしまいがちです。しかし、実際にソフトウェアの運用をスタートすると機能的に不足してくる可能性があります。将来展望を考えてソフトウェアを選ばなければ、機能不足で困ったときにソフトウェアの買い替えを検討しなければならないリスクがあるのが問題です。

一般的にはソフトウェアを他のものに変更するとユーザーインターフェースも使い方も大きく変わります。可能であれば同じソフトウェアをずっと使い続けられるようにして、さらに機能面での不足が起こらないようにするのが重要です。費用面を考えると最初から高性能で使わない機能ばかりのソフトウェアを導入するのは好ましくないのも確かでしょう。重要なのは機能の拡張性があるソフトウェアを選ぶことです。拡張性があれば今後の変化に応じて臨機応変に機能の過不足に対応することができます。

柔軟なカスタマイズができるサービスを提供している企業のソフトウェアが魅力的です。必要な機能を希望に応じて搭載してもらうことができ、不要な機能は取り払えるとコストパフォーマンスが上がります。少なくともオプションで多様な機能を追加できるソフトウェアにするのが無難です。オプションでは選択肢に限界があるものの、将来的にはオプションも拡張されていく可能性があります。オプションのあるソフトウェアを選ぶ場合には、開発企業が今後も精力的に機能の向上に努めていく姿勢があるかどうかを見極めるのが重要です。