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ソフトウェアについて知っておくべきこと

ソフトウェアは万能ではない

テクノロジーの進歩によって、今やソフトウェアは企業経営を行う上で必要不可欠な存在となっています。しかしながら、その特徴を理解せずに、ソフトウェアに過度に依存してしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまいかねません。利用する際に、まず頭に入れておかなければならないのは、ソフトウェアは決して万能なツールではないということです。ソフトウェアができるのは、あくまでもあらかじめインプットされたプログラムに従ってデータを処理するということだけですので、それ以上を期待するべきではないのです。人工知能の発達によって、ソフトウェアができる作業は日進月歩で進化し続けていますが、人間と全く同じ作業ができるわけではないという点に注意しなければなりません。

経営者の中には、ソフトウェアを使えばあらゆる業務がデジタル化できるという認識を持っている人がいるかもしれません。しかしながら、前述の通り、ソフトウェアができることには限りがありますので、くれぐれも何でもできると思ってシステムエンジニアに無茶な要求をしないようにしましょう。デジタル化が可能な業務の範囲は企業によって異なります。そのため、もしソフトウェアを活用して業務の効率化を実現したいという場合には、トップダウンでいきなり指示を出すのではなく、事前にIT部門の担当者と議論をした上で、実現可能な範囲を確認するようにしましょう。

ソフトウェアにはバグがつきもの

ソフトウェアにはバグがつきものであるという点も、利用する上で頭に入れておきたいポイントの一つです。開発されたばかりのソフトウェアにはバグがたくさんあるケースが少なくないので、実用化する前に何度もテストを重ねてバグを取り除かなければなりません。また、テストを経て実用化されたものであっても、後になって新たなバグが発見されるケースはあり得ます。これは、誰もが一度はその名を聞いたことがあるような、市販されているパッケージソフトウェアであっても、例外ではありません。

そのため、ソフトウェアにはバグがあるという前提で、万が一、それが見つかった場合にどのように対応するかをあらかじめ考えておくことが重要になります。バグが見つかった場合に、主要な業務が全面的に停止してしまうという事態は絶対に避けなければなりませんので、必ず代替手段は用意しておくようにしましょう。もし、マニュアル作業で対応できるのであれば、一時的に手動に切り替えられるようにしておくというのも一案です。ただし、現場の判断で勝手に切り替えられるようになっていると、かえって混乱を招きかねません。重要なソフトウェアにバグが見つかった場合には、必ず上席者にエスカレーションした上で、経営レベルで対応を判断するというフローを作成して現場に周知徹底しておくようにしましょう。

ソフトウェアにはランニングコストがかかる

ソフトウェアを継続して使用し続けるためには、バグが見つかった場合にそれを取り除くための措置が必要になりますし、バージョンアップ版やレベルアップ版がリリースされた場合にはインストールしてアップデートしなければなりません。対応には人手が必要になりますし、それに加えて、一定の費用もかかってきます。このように、多くのソフトウェアは、最初に料金を支払うだけではなく、維持、メンテナンスをするために、継続的にランニングコストが発生するという点を理解しておくようにしましょう。

導入時の金額だけを見て新たなソフトウェアを導入するかどうかを判断してしまうと、後になって想定外のランニングコストが発生して企業の収益を圧迫することになりかねません。ソフトウェアの導入時には、トータルのコストを見た上で、コストパフォーマンスに見合うかどうかを判断するというのが大事なのです。