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ソフトウェアを使えば業務効率化になるわけではない

企業における業務効率化の課題解決にはソフトウェアの導入が良いとよく言われています。しかし、新しいソフトウェアを使えば業務を円滑に進められるようになったり、無駄を省いたりすることができるとは一概には言えません。なぜソフトウェアを使っても業務効率が上がらないことがあるのでしょうか。

＃ソフトウェアに慣れるまでに時間がかかるから
新しいソフトウェアを導入すると従業員は操作方法を理解し、業務に使う方法を見出さなければなりません。今までとは違うフローでの業務も多くなり、慣れるまでには時間がかかります。ソフトウェアの導入当初はそれ以前に比べて業務に何倍も時間がかかることもあるので注意が必要です。

＃現場で必要な機能が揃っているとは限らないから
ソフトウェアを導入しても現場で必要な機能が揃っていないのが問題になることもよくあります。上層部がこのソフトウェアで十分だと判断し、現場の声を吸い上げていなかったときに起こりやすいトラブルです。古いソフトウェアと並行運用しなければならない場合もあり、かえって業務効率が低下する可能性もあります。

＃他部署との連携を取りにくくなる場合があるから
ソフトウェアを新しくすると他部署との連携に支障が生じるリスクがあります。今までは簡単にデータ共有ができたのに、新しいソフトウェアではそのままデータを渡せずに困ることも少なくありません。共通のシステムを使っていた場合には、ソフトウェアを新しくしたことでデータを送付する必要が生じ、工数が増える場合もあります。

業務効率を向上させるソフトウェアの選び方

新しいソフトウェアの導入によって業務効率を上げるためには、現場に合ったソフトウェアの厳選が重要です。ソフトウェアの選び方をここで簡単に確認しておきましょう。

＃業務課題を明確にする
まずはソフトウェアの導入によって何をどのように効率化するのかを定式化するのが大切です。業務課題を現場に聞いて確認し、効率に大きな影響を及ぼしている課題を見つけ出しましょう。現場で抱えている課題を解決できるソフトウェアの導入を目指します。

＃現状の連携状況を把握する
ソフトウェアの導入に伴う部署間の連携の問題を引き起こさないためには、現状のソフトウェアやシステムでどのような連携を取っているかを確認するのが重要です。業務効率化のためには連携をしやすくすることも大切なので、現状として連携が取れていない部署についても確認しましょう。

＃ソフトウェアの導入範囲を確定する
連携状況を加味してソフトウェアの導入範囲を確定しましょう。業務効率を上げようと検討していた部署だけに導入しても連携の問題が発生するリスクがあります。導入範囲を明確化することで利用する人数や必要な機能がわかり、適切なソフトウェアの選定が可能です。

＃最適なソフトウェアを選ぶ
このような事前準備を経れば最適なソフトウェアを選び出せるでしょう。使用する部署で必要とされている業務をカバーでき、連携を取れることが最も大切です。オートメーション機能があると無駄を省いて業務負担を軽減しつつ、人的なミスを防ぐことができるでしょう。必要な機能は現場と話をして確認して選び出すのが重要です。

ソフトウェアは高機能なら良いというわけではなく、現場で使いやすいことが重要です。ユーザーインターフェースが優れていて、直感的に操作できるソフトウェアならすぐに慣れるでしょう。ソフトウェア導入に伴って起こる業務停滞を防ぐことが可能です。自社に合わせてカスタマイズできるソフトウェアは魅力的で、必要十分な機能にしてコストパフォーマンスを上げられます。このように現場を意識して準備を整えるのがソフトウェア導入で失敗しないコツです。