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請求書に使える電子印鑑の作り方とは？押印ルールや法的効力を解説
「請求書に押印できる電子印鑑を作りたい」「電子印鑑の活用方法が分からない」と悩んでいる方は多いでしょう。
電子印鑑を活用すれば、事務作業にかかっていた手間が省け、業務の効率化が実現します。
本記事では、電子印鑑の作成方法や活用方法について詳しく解説します。電子印鑑の作成を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、電子書類に押印できる印鑑のことです。
これまでは、データで受け取った書類に押印するのに、書類を印刷しなければなりませんでした。さらに押印後は、書類をスキャンしてデータをメールに添付する必要がありました。
一方、電子印鑑なら、請求書や契約書を印刷する必要がなく、請求書発行や契約をインターネット上で完結できます。
電子印鑑の種類
電子印鑑を作る前に、電子印鑑にはどのような種類があるかチェックしておきましょう。
電子印鑑の種類は、次の2つです。
- 印影を画像データ化した電子印影
- タイムスタンプ情報を含む電子印鑑
種類によって、特徴や使用目的が異なるので注意してください。
次は、電子印鑑の種類について解説します。
印影を画像データ化した電子印影
電子印影とは、印影を画像データ化したものです。印鑑の印影を画像化し、アプリを使って電子印鑑を作成します。
手軽に作成できる一方で、簡単に複製される可能性があり、他社との契約書や重要な書類に押印するのには向いていません。重要な書類に押印する際は、セキュリティの高い電子印鑑を使用するのがおすすめです。
タイムスタンプ情報を含む電子印鑑
タイムスタンプとは、印鑑の作成者や押印者などの識別情報を指します。画像データ化した印影にタイムスタンプ情報を付与することで、印鑑の信頼性が高められます。
信頼性が高いため、契約書や請求書などの書類にも使用可能です。社外との契約などに電子印鑑を使用する際は、タイムスタンプ情報を含む電子印鑑を選びましょう。
請求書に電子印鑑が必要な理由
請求書への押印義務はありません。押印がなくても請求相手に支払い義務が発生します。
請求書への押印義務はありませんが、押印しないことで生じるリスクがあります。
請求書に電子印鑑が必要な理由は、以下の通りです。
- 請求書の改ざんを防ぐため
- 請求書の信憑性を高めるため
次は、電子印鑑が必要な理由について解説します。
請求書の改ざんを防ぐため
請求書に押印することで、請求書の改ざんが防げます。
請求書に押印された印鑑は、その企業が発行したことを証明するものです。印鑑を複製するのは難しいため、請求書の改ざんや複製の抑止力となります。
ただし、簡易的に作成した電子印鑑は、複製される可能性があります。重要な書類に押印する電子印鑑は、セキュリティの高いものを選びましょう。
請求書の信憑性を高めるため
請求書の押印には、書類の信憑性を高める役割があります。
請求書を受け取った側は、請求書の発行元が証明されているので、安心して取引できます。企業によっては、押印していない請求書は受け取ってもらえない場合があるので注意が必要です。
請求書に使える電子印鑑の作り方
請求書に使える電子印鑑の作り方について説明します。
電子印鑑の作り方は、以下の通りです。
- 印影をスキャンして作成する
- WordやExcelの図形作成ツールで作成する
- フリーソフトやアプリを使って作成する
- 有料の電子印鑑ソフトを使って作成する
次は、電子印鑑の作り方について、詳しく解説します。
印影をスキャンして作成する
電子印鑑は、印影をスキャンして作成できます。
印影をスキャンして作成する方法は、以下の通りです。
- データ化するはんこを白い紙に押印する
- 押印した紙を撮影またはスキャンする
- WordまたはExcelを開く
- 挿入タブの「図」を選択し、画像データを挿入する
- 余白をトリミングする
- 最後に「図として保存」または「PDFで保存」する
容易に作成できる一方で、複製されるリスクもあるため、使用方法には注意しましょう。
WordやExcelの図形作成ツールで作成する
電子印鑑は、WordやExcelの図形作成ツールを使って作成できます。
図形作成ツールを使った作成方法は、以下の通りです。
- 「挿入」→「図」を選択する
- 「円」を選択し、正円を作成する
- 枠線の色を朱色に変更する
- 「テキストボックス」を選択する
- 縦書き・横書きを選択する
- テキストを入力する
- テキストを正円の中央に移動させる
- 「図として保存」または「PDFで保存」する
データは、背景透過するためにPNG形式で保存しましょう。
フリーソフトやアプリを使って作成する
電子印鑑は、フリーソフトやアプリを使って作成できます。
インターネットで電子印鑑の作成ソフトやアプリを検索すると、さまざまな作成ツールがヒットします。フリーソフトやアプリによって機能が異なるため、使いやすいものを選びましょう。
作成費用がかからない一方で、複製しやすく、悪用されるリスクが高いので使用には注意が必要です。
有料の電子印鑑ソフトを使って作成する
電子印鑑ソフトには、有料のものもあります。
有料の電子印鑑ソフトは、セキュリティ機能が優れており、幅広い書類に使用可能です。また、ソフトによっては実印と同等の権限を付与できるものもあります。
サービスによって作成費用が異なるため、さまざまなサービスやプランを比較して検討してみましょう。
電子印鑑には法的効力がある
電子印鑑の法的効力は、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法）で保障されています。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用元：e-GOV法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律」第二章 電磁的記録の真正な成立の推定-第三条
電子印鑑の法的効力は、電子署名の有無によって異なります。
電子印鑑に法的効力を付与するには、タイムスタンプを有効にするなどの対応が必要です。有効にすることで、押印日時や印鑑の作成者を証明できます。
一方で、印影のみの簡易的な電子印鑑は、法的効力が付与できない可能性があるので注意しましょう。
請求書に電子印鑑を活用するメリット
請求書に電子印鑑を使用するメリットについて解説します。
電子印鑑を使用するメリットは、以下の通りです。
- 業務効率が向上する
- コストの削減ができる
- 「はんこ出社」が不要になる
次は、請求書に電子印鑑を使用するメリットについて、詳しく解説します。
業務効率が向上する
請求書に電子印鑑を活用することで、業務効率が向上します。
紙に押印するには、印鑑と朱肉を用意しなければなりません。電子印鑑であれば、印鑑や朱肉を用意する手間がなく、押印に必要な工数を削減できます。
さらに電子印鑑であれば、間違った箇所に押印してしまっても、書類を印刷し直す必要がなく簡単に修正できます。
コストの削減
電子印鑑を使えば、請求書の印刷や送付にかかるコストの削減が可能です。
請求書を印刷するには、用紙代やインク代がかかります。さらに請求書を送付するには、封筒代や切手代がかかってしまいます。
電子印鑑にすれば、請求書のやり取りがパソコン上で完結するため、余計なコストがかかりません。請求書の発行にかかるコストを削減したい方には大きなメリットです。
「はんこ出社」が不要になる
電子印鑑を導入すれば、はんこを押すために出社する「はんこ出社」が不要になります。
日本ははんこ文化が強く、多くの場面ではんこが使われています。はんこ出社は通勤に時間がかかり、他の業務が停滞してしまうことも少なくありません。
電子印鑑を導入することで、はんこ出社が不要となり、業務効率が高まります。
請求書に電子印鑑を活用するデメリット
請求書に電子印鑑を使用するデメリットについて解説します。
電子印鑑を使用するデメリットは、以下の通りです。
- セキュリティ対策が必要
- 導入や運用にコストがかかる
次は、請求書に電子印鑑を使用するデメリットについて、詳しく解説します。
セキュリティ対策が必要
電子印鑑の複製やなりすまし被害を防ぐには、セキュリティ対策が必要です。
自作の印影やフリーソフトを使用した電子印鑑は、誰でも簡単に複製できるため、重要な契約や社外とのやり取りで使用するには適切ではありません。
社外と交わす書類には、セキュリティ対策がされている有料の電子印鑑サービスを利用しましょう。
導入や運用にコストがかかる
有料の電子印鑑を導入・運用するには、コストがかかります。
電子印鑑は無料でも自作できますが、複製やなりすましのリスクがあります。電子印鑑を安全に運用するには、セキュリティ対策がされている有料サービスを選びましょう。
最初は低コストで導入できるサービスを活用するのがおすすめです。
電子中小企業やフリーランスでも電子印鑑を活用しよう
電子印鑑は、中小企業やフリーランスにもおすすめです。
最近は、電子契約や電子データで請求書を発行する機会が増えており、企業規模に関係なく電子印鑑が必要になる可能性があります。
また、中小企業やフリーランスは、マンパワーが限られているため、業務効率の向上にも役立ちます。
低コストで導入できるシステムを選べば、運用しやすいでしょう。
電子印鑑で業務改善を目指すなら「電子WEB領収証」がおすすめ
電子印鑑で業務改善を目指すなら「電子WEB領収証」がおすすめです。
領収証の発行をデジタル化することで、印紙税の削減や領収証発行にかかる業務負担の軽減ができます。
電子領収証の発行までの流れは以下の通りです。
- お客様がURLにアクセスする
- お客様が宛名・金額・日付・但し書きを指定し、送信する
- 領収書発行依頼を確認し、発行する
- お客様に領収書データが届く
1分程度で領収証の発行が完結します。
電子領収証の料金は、以下の通りです。
| 月額料金 | 350円（税込み385円） |
| 領収証発行費用 | 1件10円（税込み11円） |
日割り・月額制なので、簡単に解約できます。
また、設定可能な機能は、以下の通りです。
- 領収書印鑑 ：電子印鑑で登録可能
- 領収書番号 ：自動付与か任意登録が選択可能
- 領収書番号の名称登録 ：自由に登録可能
- 重複発行の設定 ：重複不可、再発行2回、3回まで制限可能
- お客様からの領収書発行依頼 ：メールアドレス10個までアラート登録可能、管理画面でも確認可能
これらの機能は、運用途中での修正もできます。
参照元：電子WEB領収証
まとめ
本記事では、請求書に使える電子印鑑の作り方や、法的効力などについて解説しました。
電子印鑑を導入すれば、業務改善やコスト削減だけでなく、書類の紛失リスクの軽減にもつながります。
電子WEB領収証なら、業務効率の向上を目指せます。低コストで導入できるため、初めて導入する方に最適です。
ぜひ、電子WEB領収証の導入をご検討ください。
【Q＆A】
- 電子印鑑とは何ですか？
電子印鑑とは、電子書類に押印できる印鑑のことです。電子印鑑を活用することで、請求書発行や契約をインターネット上で完結できます。
- 電子印鑑を使用するメリットを教えてください。
電子印鑑を使用するメリットは、以下の通りです。
- 業務効率が向上する
- コストの削減
- 「はんこ出社」が不要になる
電子印鑑は、中小企業やフリーランスのマンパワー不足の改善にも役立ちます。
