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メールの行き違いをお詫びするには？例文や行き違いを防ぐ方法を解説
メールの行き違いによって、失礼な対応をしてしまった経験がある人は多いでしょう。
ITツールを活用すれば、メールの行き違いが未然に防げます。また、ミス対応にかかる労力や時間を削減でき、業務の効率化も可能です。
本記事では、メールの行き違いをお詫びする方法や行き違いを防ぐ方法について解説します。
メールの行き違いにお困りの方は、ITツールの活用をご検討ください。
メールの行き違いとは
メールの行き違いとは、メールの送受信や内容の確認にミスがあり、双方に誤解が生じる状況のことです。
ビジネスシーンにおけるメールの行き違いには、以下のようなものがあります。
- メールの返信が来ないと思ったら、迷惑メールフォルダに入っていた
- 商品が納品されていないと思ったら、別の部署に納品されていた
- 入金確認が遅れ、入金後に督促状を送ってしまった
メールの行き違いは失礼にあたるため、送る前に内容を十分確認しましょう。
メールの行き違いをお詫びする3つのコツ
メールの行き違いが発生した際は、きちんとお詫びすることが重要です。
お詫びする際は、以下の3つのコツを押さえましょう。
- 速やかに対応する
- 素直に謝罪する
- 誤字脱字がないように確認する
対処によってトラブルの回避や悪い印象を与えずにすむことにつながります。
速やかに対応する
メールの行き違いが発生した際は、速やかに対応しましょう。
ミス発生から時間が経過するほど、不誠実な印象を与えてしまいます。
場合によっては、信頼関係が崩れ、大きな損失につながってしまうかもしれません。一度傷ついた信頼関係を元に戻すのは困難です。
丁寧な謝罪も大切ですが、まずは速やかに謝罪し、誠意を示しましょう。
素直に謝罪する
謝罪する際は、言い訳や弁解をしてはいけません。
例えば、謝罪の冒頭から「メールに気づかなくて」「忙しかったので」などミスをした言い訳や弁解をすると、自分の非を素直に認められない人間だと思われてしまいます。
まずは素直に謝罪するのが重要です。ミスの原因説明や状況説明などは、謝罪をしてからにしましょう。
誤字脱字がないように確認する
謝罪のメールや手紙を送る際は、誤字脱字がないように確認しましょう。
誤字脱字があるとだらしない印象を与えてしまい、きちんと誠意を伝えられません。「また同じようなミスをするのでは？」と相手を不安な気持ちにさせる可能性もあります。
お詫びにはスピードも大切ですが、丁寧さも重要であることを忘れないでください。
お詫びメールの書き方
お詫びメールの書き方を項目ごとに解説していきます。
- 件名は「お詫び」と分かるように書く
- 宛名は省略せずに正しく書く
- 「お詫び」が本題だと分かる構成にする
- 冒頭と締めに挨拶文を入れる
それぞれポイントを押さえながら、お詫びメールを書いてみましょう。
件名は「お詫び」と分かるように書く
件名はお詫びのメールであることが分かるように書きましょう。
一目で分かる件名でないと、見落とされてしまい、謝罪の意思が伝わりません。
以下の件名を参考にしてください。
- 【お詫び】提出書類に関する行き違いの件
- 入金確認に関するメールの行き違いのお詫び
件名に「お詫び」と記載すると謝罪のメールだと分かりやすくなります。
宛名は省略せずに正しく書く
相手の会社名や部署名、役職などは省略せずに、正しく書きます。
宛名を書く際に間違いやすいポイントは、以下の通りです。
- 役職は名前の前に記載する。（例：部長 山田太郎様）
- 担当者名が分からない場合は「◯◯部」「ご担当者様」でもよい。
- 同じ音の漢字違いに注意する。（例：川田と河田など）
記載ミスがないように名刺を確認しながら記入しましょう。
「お詫び」が本題だと分かる構成にする
お詫びメールを書く際は、お詫びが本題だと分かる構成にしましょう。
お詫びメールの構成は、以下の通りです。
| 1. 挨拶 | 挨拶文を記載 |
| 2. お詫び | お詫び内容と謝罪の言葉を記載 |
| 3. 原因の説明 | 問題の原因を記載 |
| 4. 今後の対応策 | 問題に対する今後の対応策を記載 |
| 5. 締めの言葉 | 結びの挨拶を記載 |
最後はお詫びの言葉で締めると誠意が伝わりやすくなります。
冒頭と締めに挨拶文を入れる
メールの冒頭と締めには、挨拶文を入れます。
挨拶文の例文は、以下の通りです。
- 平素より大変お世話になっております
- 平素は格別の高配を賜り厚く御礼申し上げます
- この度は不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ございません
- この度は私の不手際により、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません
バランスをみて使い分けましょう。
【ケース別】メールの行き違いをお詫びする例文
メールの行き違いをお詫びする例文を、以下のようなケース別に紹介します。
- 提出書類のやり取りで行き違いが発生した
- 未納品を催促した直後に納品が確認できた
- 支払いの督促を行った直後に入金が確認できた
ここで紹介する例文を、ぜひ参考にしてください。
ケース1：提出書類のやり取りで行き違いが発生した
書類提出を催促したのちに、書類を受け取っていたことに気づいたケースの例文を紹介します。
本文：
株式会社◯◯
課長 山田太郎様
平素より大変お世話になっております。
株式会社××の△△です。
この度は、◯月◯日に書類を提出いただいていたにもかかわらず、催促のメールを送ってしまい、誠に申し訳ございませんでした。
メールが迷惑メールボックスに入っており、確認が遅れたことが原因です。
書類につきましては、適切に処理させていただきます。
今後はこのようなことがないよう、確認を徹底して参ります。
私の不手際により、ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。
自分の非を認め、謝罪の気持ちを伝えましょう。
ケース2：未納品を催促した直後に納品が確認できた
未納品を催促した直後に、納品が確認できたケースの例文を紹介します。
本文：
株式会社◯◯
課長 山田太郎様
平素は格別の高配を賜り厚く御礼申し上げます。
株式会社××の△△です。
〇〇について、本日納品が確認できました。私の確認不足により、先ほど未納品に関するメールを送ってしまい、大変申し訳ござい
ません。
社内の連携ミスにより、他部署に商品が届いておりました。
今後は社内の連携強化を図り、このようなことが起こらないようにいたします。
この度は、大変失礼いたしました。
相手がメールを確認する前でも、行き違いが発生した時点でお詫びのメールを送りましょう。
ケース3：支払いの督促を行った直後に入金が確認できた
入金を督促したあとに、すでに入金されていたことが発覚したケースの例文を紹介します。
本文：
株式会社◯◯
課長 山田太郎様
平素は格別の高配を賜り厚く御礼申し上げます。
株式会社××の△△です。
◯月◯日にご入金が確認できました。
ご入金いただいていたにもかかわらず、督促状をお送りしてしまい申し訳ございません。
今後、このようなことがないよう十分に注意いたします。
この度は、私の不手際により、山田様には不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。
銀行の営業時間やデータ入力にかかる時間などにより、入金確認が遅れるのは珍しくありません。督促状を発送した直後に入金が確認できた場合は、速やかにお詫びのメールを送りましょう。
関連記事：【例文あり】入金催促メールの送り方は？押さえておくべきポイントも解説
メールの行き違いをお詫びするべき3つの理由
メールの行き違いをお詫びする理由は、以下の3つです。
- 相手に嫌な思いをさせたことを謝罪するため
- 自分のミスを謝罪するため
- メールの行き違いが発生した原因を伝えるため
次は、メールの行き違いをお詫びする理由について、詳しく解説します。
相手に嫌な思いをさせたことを謝罪するため
催促メールを受けた人は、自分のミスではないかと不安な気持ちになります。
金銭のやり取りは企業同士の信頼にも大きく関係するため、相手も「何か不備があったのでは」と責任を感じてしまうでしょう。
多少の行き違いであっても、相手に不安や不快な思いをさせてしまったことに対するお詫びが必要です。
自分のミスを謝罪するため
自分のミスにより、メールの行き違いが発生する場合も少なくありません。
ミスによるメールの行き違いには、以下のようなものがあります。
- 入金の完了と確認にタイムラグが生じ、督促メールを送ってしまった
- 受信メールが迷惑メールボックスに入っており、確認が遅れてしまった
入金後の督促は、相手に対して失礼であるため、誠実にお詫びしましょう。
メールの行き違いが発生した原因を伝えるため
問題が発生すると、相手はなぜ問題が発生したのか原因について気になるものです。人によっては「また同じミスが起こるのでは」と不安になる方もいるでしょう。
お詫びメールには、問題に対する謝罪だけでなく、問題の原因究明や今後の対応を示す役割もあります。
また、問題発生の原因を謝罪することで、こちらの誠意が伝わりやすくなります。
行き違いを防ぐ方法
ここでは、メールの行き違いを防ぐ方法について解説します。
メールの行き違いを防ぐ方法は、以下の通りです。
- あらかじめ行き違う可能性を伝える
- 社内で情報を共有する
- ITツールを活用して業務の効率化を図る
- あらかじめ行き違う可能性を伝える
- 社内で情報を共有する
- ITツールを活用して業務の効率化を図る
メールの行き違いを防ぐポイントを押さえ、ミス軽減を目指します。
あらかじめ行き違う可能性を伝える
督促メールを送る際は、あらかじめ行き違う可能性を謝罪しましょう。
督促メールに使える謝罪フレーズは、以下の通りです。
- 本メールと行き違いでお支払いいただいておりましたら、お詫び申し上げます
- 本メールと行き違いで納品いただいておりましたら、大変申し訳ございません
督促状を郵送する場合、タイムラグが生じやすいので記載するのが大切です。
社内で情報を共有する
社内で情報共有ができておらず、行き違いが発生する場合があります。口頭での伝達はミスが起こりやすく、勘違いや認識の違いが生じやすくなります。
情報を正確に共有するには、情報を記録として残し、社内で共有するのがよいでしょう。場合によっては、ITツールを活用することで、簡単に情報共有ができるようになります。
ITツールを活用して業務の効率化を図る
行き違いが発生しやすいのは、入金確認です。
入金確認をするには、入金情報を通帳記帳やネットバンキングと照合しなければならず、タイムラグが発生してしまいます。照合作業を手作業で行っている場合、作業に時間がかかり行き違いが発生しやすくなります。
行き違いを防ぐには、ITツールを活用した照合作業の自動化が効果的です。
まとめ
メールの行き違いをお詫びする際は、速やかかつ丁寧な対応を心がけましょう。言い訳をせず、誠実に謝罪することで、トラブルの拡大を防げます。
メールの行き違いが多い場合は、APソフトウェアを活用した業務改善がおすすめです。業務の一部を自動化することで、行き違いが未然に防げます。
メールの行き違いにお悩みの方は、APソフトウェアの導入をご検討ください。
【Q&A】
- メールの行き違いをお詫びする際のポイントを教えてください。
速やかな対応が重要です。まずはなるべく早くお詫びするように心がけましょう。
- お詫びする際に注意するべきことは何ですか？
弁明や言い訳をしないよう注意しましょう。誠実さが伝わらず、悪い印象を与えてしまう可能性があります。
