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業務効率化は多くの企業や組織が課題の一つとして取り組んでいます。いざ業務の効率化を進めたいが、どういう手順で進めていいのか悩んでいませんか？

そのような方に向けて、本記事では業務効率化を進めるにあたって必要な目標設定について詳しく解説します。手順やポイント、目標例や具体的な方法なども紹介しますので、最後まで読んで参考にしてください。

業務効率化の定義と目的

業務効率化とは、業務のなかで「無理・無駄・ムラ」を見つけ出し、それを削減して業務を改善し、生産性を向上させる取り組みです。業務効率化の取り組みは、少子高齢化の人材不足への対応と働き方改革の推進が目的です。

例えば、残業の削減や単純作業の時間短縮などを通じて、業務効率を向上させられます。業務効率化により、企業は人材リソースを節約し、生産性を高め、競争力を強化できます。

業務効率化で設定すべき目標例

業務効率化を成功させるためには、適切な目標設定が不可欠です。明確な目標があれば、取り組むべき方向性と改善点が明らかになり、プロジェクトが途中で失敗するリスクを減らせます。

設定する目標例は、以下のとおりです。

• コストの削減
• コミュニケーションの最適化
• 売上の増加
• 残業代の削減

具体的で測定可能な目標を設定し、それに向かって計画的に取り組むことが求められます。それぞれ詳しく説明します。

　コストの削減

コスト削減は業務効率化の主要な目標の一つです。人的業務の自動化、業務プロセスやタスクの改善により業務改善化を図れます。例えば手作業を自動化し主要な業務に時間を使えたり、デジタル化を進めて紙の使用量を減らしたりするなどが挙げられるでしょう。

単純作業をデジタル化することで、効果的にリソースを使用でき、コスト削減につながるでしょう。

　コミュニケーションの最適化

習慣化されているコミュニケーション方法には無駄がたくさんあります。その無駄を効率化することで時間を有効に使え、生産性の向上を図れます。

例えば「意味のない朝礼をチャットにする」「会議は対面からオンラインに移行する」などの実施で時間の節約が可能です。注意点としてすべてのコミュニケーションを減らすのではなく、よりよい方法での計画・実施が必要です。

　売上の増加

売上増加は企業成長のための重要な目標です。売上を増やすためには、業務効率化がキーとなります。営業担当の事務作業時間を減らすと、顧客対応の改善が図れるでしょう。

事務作業の時間削減により、営業担当は顧客とのアポイントやセールス活動にさらに時間を割けます。営業活動の最適化で、企業は売上の増加、成長を促進できるでしょう。

　残業時間の削減

労働時間の厳格な規制と働き方改革の推進により、企業は業務の効率化が求められています。残業時間を減らす具体的な方法としては、作業の自動化や効率的なタスク管理ツールの導入などがあります。

これらは無駄な作業時間の削減により、目標達成に寄与できるでしょう。残業時間の削減は業務効率化を通じて実現可能であり、企業における働き方改革を成功させる鍵です。

業務効率化の目標例を設定する手順とは

業務効率化の目標を適切に設定することは、業務の進行や成果を把握するために大切です。以下では業務効率化を進めるための手順を解説します。

1. 現在の業務における問題点や課題を洗い出す
2. 解決可能な課題を発見する
3. 明確な目標をたてて改善計画を進める

手順を参考に目標を設定していきましょう。

　1.現在の業務における問題点や課題を洗い出す

業務効率化する際は、何を改善するかを明確にする必要があります。業務を洗い出すことが目標設定の鍵です。洗い出した業務を可視化することにより進行状況が把握しやすくなり、問題点の発見が容易です。

また、問題点や業務の洗い出しはチーム内での共通理解を促し、改善点を明らかにできます。業務効率化には、業務の洗い出しと可視化、従業員の意見を反映した目標設定が不可欠です。

　2.解決可能な課題を発見する

業務効率化の目標設定には、具体的な課題の特定が必須です。業務で発生している問題や課題を正確に理解することで、目標が明確化されます。

例えば、売上増加を目指す場合、顧客獲得や販売プロセスの改善に注目し、経営データを分析します。労働時間削減では、残業削減や従業員のモチベーションアップがキーポイントです。

　3.明確な目標をたてて改善計画を進める

明確な行動指標と数値目標の設定で、目標の達成度を効果的に測定できます。

「5％のコスト削減」や「月10時間の残業時間短縮」など、数値化しやすい目標と明確な期限を設け、段階的な目標を設定しましょう。

明確な目標設定により目標達成の道のりが明確になり、効果の測定も容易です。効率化を成功させるためには、具体的かつ測定可能な目標の設定が、目標達成への鍵です。

業務効率化を目指す際の注意点

目標を設定するときに注意するポイントを4つ紹介します。

• 目標達成の期日を決める
• 客観的な目標を設定する
• 中間目標を設定する
• 結果を重視する

以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

　目標達成の期日を決める

目標達成には、期日を定めることが不可欠です。期日がなければ、行動計画が不明確になり、特に中長期の業務効率化プロジェクトでは実行が遅れがちになります。

明確な期日を設けると、目標に向けたスケジュールを逆算し、具体的な行動計画を立てやすくなり、段階的に目標達成へと進めます。

　客観的な目標を設定する

ビジネスにおいては、客観的な目標設定が重要です。数値を用いて目標を設定することで、目標の達成度を客観的に評価できるからです。

例えば、目標の明確化、モチベーションの向上、一貫性のある取り組みは企業全体にとって必要不可欠といえるでしょう。漠然とした目標では、達成の基準が不明確になり、進捗の確認が困難なので、より明確な目標を設定すると業務効率化が図れます。

　中間目標を設定する

中間目標の設定は業務効率化を進めるうえで必要です。途中で達成すべき目標を設定し、進捗をチェックでき、必要な調整がすぐにできます。

遅れが発見された場合には、迅速に原因を分析し、適切な対策が可能です。中間目標で進捗をチェックすることにより、最終目標達成に向けてのスムーズな進行が促されます。

　結果を重視する

業務効率化を進めてから、改善前と比べてどのような変化があったのか結果を重視しましょう。定量的効果と定性的効果の両方で測定する必要があります。

定量的には、作業時間の削減や生産性の向上などが指標となり、定性的には従業員の満足度や企業内のコミュニケーションの改善が評価されます。効果を定期的に測定し、改善がない場合は方法を修正し、継続的な業務効率化を図りましょう。

業務効率化の目標を実現するための明確な手段7選

業務効率化を始める際、何をどのようにしていくかを明確にすることが大切です。

• 目標を企業一丸で共有する
• 不要な作業を減らす
• 可能な限り負担のないよう始める
• 単純作業を自動化する
• ペーパーレスを進める
• コミュニケーションを促進する
• 従業員の能力に応じて配置する

業務効率化の目標を実現するための手段を紹介します。

　目標を企業一丸で共有する

企業内での目標共有は、社員が一致団結して目標達成に取り組むうえで大切なポイントです。共有された目標に基づき、各個人は自分の業務を効率的に調整し、目標達成へ貢献できます。

情報の透明性が向上すると、従業員は自己の役割や責任を深く理解し、進捗状況を容易に把握でき、問題解決を迅速に行えます。

　不要な作業を減らす

業務の効率性を高めるためには、無駄な業務の削減が必要です。無駄な業務は、時間とリソースの浪費を引き起こし、全体の生産性を低下させます。

例えば、研修や定例会議の見直しによって効率化が実現できます。定期的な業務の見直しと改善を通じて、無駄を排除し、生産性の向上が重要です。

　可能な限り負担のないよう始める

業務効率化を進める際は、無理なく小さな目標から始めることが重要です。大きな目標や一度に多くの改善を試みると、従業員のストレスやモチベーション低下、ミスやトラブルの増加を招き、現場の反発や業務停滞の原因となります。

具体的で実現可能な目標をスモールスタートで設定し、段階的に取り組んで徐々に改善を進めましょう。

　単純作業を自動化する

単純作業を自動化することで、事務処理の時間が削減され、人的エラーが減少し、作業の精度が向上します。これにより、従業員は生産性の高い業務に多くの時間を割けるようになります。

反復的なタスクやルーチン作業を減らし、複雑な計算の自動化により、業務の効率化と迅速化が可能です。

　ペーパーレスを進める

紙の使用をやめて業務をデジタル化すると、用紙代・印刷代・郵送料を削減し、書類の紛失リスクや保管場所の問題を解決できます。経費精算や社内稟議の電子化により、迅速かつ効率的な意思決定が可能になり、バックオフィスや管理職のテレワークも実現できます。

ペーパーレス化は、業務の効率化と働き方改革の推進に大きく貢献できるでしょう。

　コミュニケーションを促進する

円滑なチームコミュニケーションは効果的な情報共有を促進し、大きな利点をもたらします。コミュニケーションを円滑にすることにより、作業の重複やミスを削減し、業務効率が向上します。

さらに、オープンな意見交換やアイデアの共有を通じて問題解決が促進され、新しい視点やプロセスの改善によってさらなる業務効率化が期待できるでしょう。

　従業員の能力に応じて配置する

従業員のスキルに合わせた仕事の配分は、業務効率化に欠かせません。各従業員の得意分野や才能に応じた業務配分により、彼らが自分の強みを最大限にいかせる環境が整い、モチベーションが向上します。

従業員は、仕事に対してもっと前向きになるでしょう。

業務効率向上のためのツールを採用する

業務効率化には、多様なツールの利用が大いに役立ちます。代表的なツールは以下のとおりです。

• クラウド上にデータを保管するオンラインストレージ：
  外出先でもテレワークをしていても社内ファイルを確認できる
• スケジュールの共有できるスケジュールツール：
  業務の可視化し優先度を明確にできる
• コミュニケーションを円滑にするチャットツール：
  リアルタイムで複数人とコミュニケーションが取れ、迅速な情報共有が可能
• 従業員の進捗を共有できるスケジュール管理ツール：
  チーム内での業務の進捗を可視化することで整理や調整が可能
• 勤怠管理をもとに計算する給与計算ツール：
  給与計算の負担やミスによるリソースを減少できる

自社の課題に合わせてツールを選択し、業務効率化に役立ててください。

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まとめ

業務効率化は、効果的な目標設定から始まります。目標設定の手順やポイント、目標例を紹介いたしました。その中でもITツールの使用は、方向性を明確にし、進捗を測定するうえで重要です。本記事を参考に、企業に合った手頃なITツールの選定を始めてみてはいかがでしょうか。

【Q&A】

業務効率化を進める際はどのような目標を設定したらよいのでしょうか？

業務効率化を進める際は「コストの削減」「コミュニケーションの最適化」「売上の増加」「残業代の削減」について具体的で測定可能な目標を設定しましょう。

業務効率化をする際にどのような手順がありますか？

業務効率化を進めるためには、以下の手順で改善計画を立ててみましょう。

1. 現在の業務の問題や課題を洗い出す
2. 解決可能な課題を発見する
3. 明確な目標を立てて改善計画を進める

手順を参考に業務効率化を進める際に役立ててください。