お役立ち情報

すでに入金・書類送付・返信などの対応がされていないか

督促・催促メールを送る場合は、すでに対応済みでないかを必ず確認するようにしましょう。入金されていない、書類が送付されていない、メールをもらっていないなどが勘違いで、実は対応されている場合があるためです。すでに対応済みの場合は、督促メールを送ることで、余計な手間が増えてしまったり、取引先に不信感を与えたりする可能性があります。督促・催促メールを送る前に、入金履歴や入金通知などをすべてチェックして、取引先を困惑させないようにしましょう。

相手からメールが届いていないか

督促・催促メールを送る前に、取引先から入金や書類送付に関するメールが届いていないか確認しておくことも大切です。連絡があったにもかかわらず、督促・催促メールを送付することは、相手に失礼にあたるだけでなく、余計な負担を増やすことにもつながります。一度確認した場合も、督促メールを送る直前に、受信・迷惑フォルダに再度目を通し、行き違いがないようにしましょう。私自身、プライベートで迷惑フォルダに大事なメールが入っていたことが多々あるので、ビジネスにおいても意外に見逃す可能性が高いのではと考えております。

そもそも自社側に問題がないか

督促・催促メールは、自社側に問題がないことを明確にしてから送付することも重要なポイントです。メールが未送信だったり、請求書が発送できていなかったりした場合は、取引先への謝罪に加え、支払期日をあらためて伝えなければなりません。メールの送信履歴や請求書の発行の有無、支払期日を確認して、自社側に問題がないことがわかってから催促メールを送るべきか再度検討しましょう。

件名

督促・催促メールを書く際は、内容を一目で判断できる件名を付けましょう。件名だけでおおまかな内容を把握できれば、メールを優先的に読んでもらえたり、支払対応の優先度が上がったりする効果を期待できます。「重要」や「至急」といった言葉を文頭に付ければ、緊急を要するメールであることを件名だけで伝えられるでしょう。

宛先

督促・催促メールを確実に取引先へ届けるために、「会社名」などの宛先を正確に記載しておくことも大切です。「担当者の氏名」や「部署」なども記載しておくと、より正確に届くうえ、少し踏み込んだイメージを伝えられるでしょう。私がメールを送る立場なら、電話番号などのわかっている情報をすべて記載して、より確実に担当者へメールが届くように注意すると思います。

挨拶

督促・催促メールを書く際は、挨拶の一文を添えておくことで、高圧的な印象を与えてしまうリスクを軽減できます。いつも取引している相手なら「いつもお世話になっております」、何度かメールを送っている場合は「度々失礼いたします」といった文言を添えておけば、督促・催促メールでも受け入れてもらいやすくなるでしょう。

本文

督促・催促メールの本文では、支払いが完了していないことを伝える旨と、対応を促す内容を記載します。

＜本文に記載する内容＞

・何の件に関する請求なのか

・支払期日はいつまでか

・請求書はいつ送付したか など

督促・催促メールと入金手続きが、行き違いになる可能性を考慮して、本文の最後にお詫びの一言を記載しておくことも重要です。

結び

督促・催促メールの結びでは、なにか自社にできることがないか確認するなど、相手に歩み寄る姿勢が伝わる文言を記載します。何らかの事情があって支払いが遅れている可能性も考えられるため「恐れ入りますが」などのクッション言葉を活用し、やんわりと支払いを促すことが大切です。

署名

督促・催促メールの最後に署名を記載し、自身の情報を相手に知らせることも重要なポイントです。署名を記載しておけば、名刺代わりになるため、どこの誰から送られてきたのかが一目で判断できます。メールを作成するたびに署名を入れる手間がかかることを考慮すると、テンプレートに登録しておくのもおすすめの方法です。

相手を不快にさせないよう、クッション言葉を使う

文字でのみ伝えることになる督促メールは、必要以上にプレッシャーを与える恐れがあるため、相手を不快にさせないよう、クッション言葉の使用をおすすめします。

＜クッション言葉の例＞

・お手数をおかけしますが

・お手違いとは存じますが

・ご多忙のところ恐れ入りますが など

上記のようなクッション言葉を文頭に置くことで、督促・催促メールの雰囲気が柔らかくなり、相手にプレッシャーや不快感を与えるリスクを軽減できるでしょう。相手に原因があることが明確な場合でも、何らかの事情で対応が遅れている可能性を意識し、クッション言葉を活用するなど心遣いのある文言にすることが重要です。

メールを送る時間帯に気を付ける

できる限り早く返事をしてもらうためにも、メールを送る時間帯には注意するようにしましょう。比較的時間に余裕がある午前中に送信すれば、担当者に早く読んでもらえる可能性が高まります。午後に送付してしまうと、メールを開封されたとしても、よく読まないまま、内容を忘れ去られたり、翌日の開封に回されたりする恐れがあります。私の周囲の人を見ても、メールを確認する時間を昼休みに限定している人が多いので、やはり午前中に送るのがベストだと感じております。

再びメールを送る場合は、3日後を目安にする

再び督促メールを送る場合は、マナーとして、1回目の送信から3日後を目安に送信するようにしましょう。メールの返信がない理由として、担当者が有給休暇を消化している場合や、病気で返事ができない状況であるケースが考えられるためです。緊急を要する場合を除き、少しでも余裕がある場合は、できる限り1回目のメールから間隔をあけてから再送信するのが無難でしょう。