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集金代行がおすすめの理由とは？メリット・注意点やBtoB向けサービスについても解説

安定した経営を目指すなら、集金業務は確実にこなしたいところですが、通常業務に追われておろそかになりがちな企業の人も多いでしょう。そこでおすすめしたいのが、集金代行サービスです。今回は集金代行サービスのメリットや注意点、選び方を解説していきます。また、企業間取引時に便利な売掛金回収代行や請求代行を利用するメリットや注意点についても紹介していきます。

集金代行とは

集金代行とは、主にBtoCの取引で、通常なら自社で行う集金業務を、外部の業者に委託して行ってもらうことを指します。集金代行を利用すれば、集金業務の手間を大幅に減らせるため、通常業務に支障をきたすことなく売上代金を回収することが可能です。集金代行と酷似しているサービスに「収納代行」があります。結論から言うと、集金代行と収納代行は、どちらも売上代金の回収を行うサービスで、大きな違いはありません。ただし、以下のように利用される主な支払い方法によって区別されることもあります。

＜集金代行と収納代行の違い＞

・集金代行：口座振替をメインで扱う

・収納代行：コンビニ決済をメインで扱う

とはいえ、呼び方に厳密な定義はなく、基本的にはどちらの名前を利用しても間違いではありません。

集金代行を利用している主な業種

集金代行は、利用料や会費などの定期請求が発生する、さまざまな業種で利用されているサービスです。集金代行を利用している主な業種をご紹介します。

・スポーツジムやフィットネスクラブ

・保育園や幼稚園

・学習塾やカルチャースクールなど

会員ごとで契約形態が異なることが多いスポーツジムやフィットネスクラブでは、会費の回収に手間がかかりがちなので、集金代行サービスとの相性は抜群に良いと言えます。また、保育園や幼稚園では、園内で集金業務を行うことに抵抗がある人が多い分、集金代行サービスの需要が高いです。学習塾やカルチャースクールでは、生徒である子どもと月謝のやり取りを行うことも可能ですが、現金を持たせるリスクを懸念する保護者が多いため、集金代行サービスが受け入れられています。

集金代行を利用するメリット・注意点

ここからは、集金代行を利用するメリットと注意点をそれぞれ確認していきましょう。

集金代行を利用するメリット

集金代行を利用するメリットは主に以下の4つです。

・集金業務を効率化できる

・コスト軽減につながる

・複数の決済方法に対応できる

・未回収時の代金を保証してもらえる

集金代行を利用すれば、通常なら自社で行う必要がある、請求書の作成・発行や売上代金の回収などを代わりに行ってもらえるため、集金業務の効率が大幅に向上します。集金代行業者と契約さえ済ませれば、金融機関ごとの審査や契約も不要になり、担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。

また、集金業務で発生する人件費や請求書の印刷代などの事務コストも軽減できます。集金代行サービスを利用する分、月額料金は発生しますが、トータルでは費用を抑えられるでしょう。

口座振替やコンビニ決済など、複数の決済方法に対応できる点も、幅広い顧客の獲得を目指すなら大きなメリットと言えます。さらに、集金代行サービスによっては、回収できなかった代金を保証してくれる場合もあるので、未回収リスクの軽減効果も期待できます。

集金代行を利用する際の注意点

集金代行を利用する際の注意点は、主に以下の2つが挙げられます。

・費用が増える可能性が高い

・セキュリティが甘い場合がある

集金代行サービスを利用する場合、新たに初期費用や月額料金、手数料が発生するため、企業によっては費用が増えてしまう可能性があります。また、集金代行サービスの中には、セキュリティ対策が万全でない場合があることも、デメリットと言えるでしょう。

ただし、私の感覚では、ほとんどの集金代行サービスが、セキュリティ対策に力を入れている印象なので、安全面で心配する必要はないと捉えています。

集金代行サービスの選び方

メリットと注意点を理解したうえで、利用することを決めたなら、集金代行サービスの選び方についても確認しておきましょう。

・どの業種に対応しているか

・サポート体制が整備されているか

・導入実績の豊富さ

・セキュリティ対策が万全か

集金代行サービスを選ぶ際は、自社の業種に適していなければ意味がありません。ホームページで記載している導入実績などを参考にして、得意な業種を見きわめて、自社が適しているサービスに依頼するといいでしょう。また、トラブル発生時に困らないためにも、サポート体制が整備されていて、かつ緊急時に連絡がとりやすいサービスを選ぶことも大切です。売上の取り扱いを任せることを考慮すると、導入実績が豊富で信頼できるサービスを選ぶ意識も持っておきましょう。

個人情報漏洩のリスクを回避するためには、PCIDSS準拠やプライバシーマーク取得などをクリアしている、セキュリティ対策が万全のサービスを選ぶことも重要です。

BtoBの場合は、売掛金回収代行や請求代行を利用する

BtoB取引の場合は、売掛金回収代行や請求代行を利用するのがおすすめです。掛取引が中心の企業間取引では、代金を後払いで受け取る仕組み上、商品の販売後に売掛金の回収業務が発生します。しかし、売掛金の回収業務は、煩雑かつ手間がかかる作業が多く、通常業務に支障をきたす可能性が高いです。売掛金回収代行や請求代行を利用すれば、売掛金の回収業務を代わりに行ってくれるため、手間や貸し倒れリスクの軽減効果が期待できます。BtoCで便利な「集金代行」にあたるBtoB版のサービスが、売掛金回収代行や請求代行と捉えておくといいでしょう。

売掛金回収代行・請求代行を行っているのはどんな企業？

ここからは、売掛金回収代行や請求代行を行っている3つの企業について解説していきます。

債権回収会社

債権回収会社とは、法務大臣の許可を得て売掛金の回収を行う代行企業のことです。債権回収会社に依頼すれば、売掛金を確実に回収できることに加え、回収手続きの手間を軽減できます。ただし、依頼できる債権者が金融機関のみであったり、扱える売掛金の種類が特定金銭債権に限定されていたりと、すべての人が利用できるわけではないため注意が必要です。

ファクタリング会社

ファクタリング会社には「債権買取型」と「回収保証型」の2つがあり、このうち回収保証型が売掛金の回収代行サービスにあたります。回収保証型では、取引先のリストをファクタリング会社に提供することで、与信調査や限度額の決定、売掛金の管理、回収業務を代わりに行ってくれます。万が一、売掛金の未回収が発生したとしても、規程利率に応じてファクタリング会社から代金が支払われるため、保証を受けたい場合にはおすすめのサービスと言えるでしょう。

法律事務所

弁護士などが属する法律事務所でも、依頼すれば売掛金の回収を代行してもらうことが可能です。弁護士には幅広い権限が与えられているため、状況に応じた最適の方法で売掛金の回収業務を行ってもらえます。弁護士が回収業務に関わっていれば、問題が発生した場合でも、法的トラブルに発展するリスクを軽減できるでしょう。

売掛金回収代行・請求代行を利用する3つのメリット

ここからは、売掛金回収代行・請求代行を利用する3つのメリットをご紹介します。

請求業務の負担を軽減できる

売掛金回収代行・請求代行を利用すれば、請求書の発行や未入金の催促の連絡などの請求業務を代わりに行ってもらえるため、担当者の負担を軽減することが可能です。請求業務の負担が減れば、経理担当者が行う帳簿や決算書作成などのコア業務に支障をきたす心配がなくなるでしょう。

未回収リスクを軽減できる

売掛金回収代行・請求代行に依頼すれば、入念な信用調査を実施してくれるため、支払い能力が低い企業との取引を行わずに済み、結果的に未回収リスクの軽減につながります。また、売掛金回収代行・請求代行では、売掛金の回収が担保されており、貸し倒れの心配が少ないのもメリットです。資金繰りの見通しが立つので、キャッシュフローの安定を目指す場合にもおすすめのサービスと言えるでしょう。

与信管理も行える

売掛金回収代行・請求代行では、回収業務などに加え、与信管理も代わりに行ってもらえます。新規取引先への事前の与信審査はもちろん、取引中の企業についても定期的に調査してもらえることにより、与信管理の負担を軽減でき、通常業務に集中することが可能です。

売掛金回収代行・請求代行を利用するデメリットは「手数料」

一見メリットばかりに感じる売掛金回収代行・請求代行ですが、手数料がかかることにより費用がかさみやすい点は無視できません。

ただし、本来なら自社で行うべき売掛金の回収の手間や心理的負担を考慮すると多少の費用が発生することは仕方がないとも言えます。売掛金の回収の手間がなくなる分、通常業務に集中でき、生産性が向上すると捉えれば、手数料の負担はそれほど気にならないでしょう。私も、売掛金回収代行・請求代行を利用することは、時間をお金で買うことに等しいと思うので、予算に余裕があるなら積極的に利用すべきだと考えております。

売掛金回収代行・請求代行を利用した回収のフロー

それでは実際に、売掛金回収代行・請求代行を利用した際のフローについてご紹介します。細かい手順は、業者によって異なるため、ここではおおまかな流れを確認しておきましょう。

➀業者と債務者が交渉する

②催告書を債務者に送付する

➂法的手段をとる

④強制執行の申立てを行う

売掛金回収代行・請求代行を利用した場合は、契約した代行業者の担当者が、電話で債務者とコンタクトをとり交渉を開始します。交渉をしても支払いに応じてくれない場合は、債務者に、売掛金の内容や弁済方法などを記載した催告書を内容証明郵便で送付します。

催告書による警告を行っても回収できない場合には、法的手段をとらなければなりません。とはいえ、支払督促に債務者が応じてくれたら、早期で売掛金の回収をすることも可能です。

応じてくれない場合でも、債務者からの異議申立てがなければ、強制執行の申立てを行えます。強制執行の申立てを行えば、債務者の財産が裁判所に差し押さえられるため、売掛金を強制的に回収できます。

通常なら、これらの手順はもちろん、与信管理まで自社で行わなければなりません。通常業務に支障をきたさないためにも、BtoB取引では、売掛金回収代行・請求代行を積極的に利用することをおすすめします。

まとめ

今回は、集金代行や売掛金回収代行・請求代行のメリットや注意点を解説しました。集金代行は、集金業務を効率化できるだけでなく、複数の決済方法に対応できるようになるなど、BtoC取引で売上を伸ばすためには大変おすすめのサービスです。また、BtoB取引でも、売掛金回収代行や請求代行を利用すれば、未回収リスクの軽減や、請求業務の負担軽減の効果が期待できます。

売掛金回収代行や請求代行でおすすめしたいのが、売掛金の回収がしやすい「ペイド信用調査・請求書発行サービス」です。取引先からの入金が遅れた場合に、督促の電話や請求書の再発行の業務が一切必要なくなります。WEB上の管理画面で再発行から督促状までを済ませられるため、経理担当者の手間やストレスの軽減効果も期待できます。

請求業務を負担に感じている企業担当者様は、ペイド信用調査・請求書発行サービスに一度お問い合わせください。