お役立ち情報

第1章：総則

総則とは、与信管理規程の全体で意識すべきルールを記載したものです。第1章で与信管理の目的や適用範囲、責任の範囲などを明記することで、与信管理規程全体の考え方がわかります。

＜総則の構成内容＞

・目的

・適用範囲

・責任範囲

・主管部門および管理責任者

・決裁者

・会社格付の定義

・与信限度の種類 など

総則では、与信管理を設定する「目的」や、規程が反映される取引を示した「適用範囲」、与信の責任者を記載した「責任範囲」などを記載します。自社の状況に合わせて、決裁者や会社格付の定義などを細かく明記しておくとさらにわかりやすくなるでしょう。

第2章：与信限度の設定について

第2章では、与信限度の金額や有効期限などのルール、審査方法、登録方法について記載します。

＜与信限度の設定についての構成内容＞

・与信限度額の設定

・与信限度の有効期限

・取引先に対する与信管理の方針

・与信限度の審査

・与信限度の登録

・与信限度の更新および変更

・与信限度の設定義務

・与信限度額の管理 など

この項目では、取引先ごとの与信限度の上限額を、どのように決定するのかルールを明記したり、与信限度額を見直す機会を作るための有効期限を記載したりと設定方法をまとめるイメージです。ほかにも「与信限度の審査」や「与信限度の登録」で、審査や登録を行う部署や方法について記載しておくなど、与信限度の設定時に役立つ項目を適宜追加しておくと良いでしょう。

第3章：与信管理の運用について

第3章では、与信管理を実際にどのように行っていくのか運用方法を記載します。

＜与信管理の運用についての構成内容＞

・与信管理の教育、訓練

・回収状況の報告、点検

・緊急時の措置

・与信限度の移転

・事後管理

・担保の取得、管理

・支払猶予 など

「与信管理の教育や訓練」では、規程に則って与信管理を行えるように、社員へどのように教育・訓練するべきかを明記します。

ほかにも「回収状況の報告、点検」では、回収状況の報告者や未回収時の担当者を、「緊急時の措置」では、取引先の経営が悪化した際の対応担当者を記載するなど、適宜細かく項目を追加しておくと運用時に役立つでしょう。

第4章：問題・事故等の処理について

第4章では、取引先の倒産や、突然の経営状況の悪化などの、トラブル発生時にどのように対処するのかを記載します。

＜問題・事故等の処理についての構成内容＞

・問題先、事故先の定義

・問題先、事故先に対する措置

・問題先、事故先に対する限度の消滅 など

「問題先・事故先の定義」では、問題・事故が発生したと判断する状況の定義を明記し、「問題先・事故先に対する措置」では、トラブル発生時にどのような対処をとるのか方法を記載します。万が一に備えて、取引先が倒産した場合の回収手続きの手順は、必ず記載しておくようにしましょう。

Web上で公開されている「ひな形」を活用するのもおすすめ

与信管理規程を一から作成するのは難易度が高いため、作成する自信がない場合は、Web上で公開されている「ひな形」を活用するのもおすすめです。Web上で「与信管理規程 ひな形」や「与信管理規程 テンプレート」と検索すれば無料で具体例を閲覧できます。そのまま使用するのも良いですが、テンプレートどおりにすべての項目を盛り込む必要もないので、自社の状況に合わせてアレンジすると良いでしょう。ただし、不要な項目を増やし過ぎてしまうと、運用が難しくなる場合もあり、必要最低限に収める意識を持つことが重要です。私個人としても、網羅性が高いものより、どんな社員でも理解しやすい与信管理規程のほうが、共有する情報としては適していると感じます。

リスク➀：債権回収できない

与信管理規程を破ってしまうと、取引先の信用度を正確につかめないまま取引することになり、債権回収できないリスクが高まります。債権を回収できない場合、損失が発生するだけでなく、適切な与信管理ができない企業として他社からマイナス評価を受けてしまう可能性があります。

リスク②：キャッシュフローが悪化し、会社が倒産する

与信管理規程を守らず債権回収ができなくなれば、キャッシュフローが悪化し、最悪の場合、倒産に追い込まれることがあります。手元の現金がなくなれば、販売する製品の原料や購入済みの製品の代金を支払えなくなり、事業が停止してしまいます。利益が出ていても「黒字倒産」に追い込まれる可能性が出てくるため、自社を守るためにも与信管理規程は遵守するようにしましょう。

新規取引先の報告会を実施する

与信管理規程を厳守させるには、新規取引先の定期的な報告会を実施して、当事者意識を社員に持たせることが大切です。週1回や月1回の報告会があれば、「自分には関係ないから守らなくていい」といった当事者意識がない社員を減らせる効果が期待できます。

定期的に取引先の与信管理チェック・見直しを行う

社員に与信管理規程を厳守させたいなら、定期的に取引先の与信管理チェック・見直しを行うこともおすすめの方法です。月1回でも取引先の与信状況を確認する仕組みを作っておけば、定期的に与信管理規程の存在を意識することになるため、規程を厳守する社員が自然に増えてくるでしょう。

与信管理ツールの活用も検討しよう

与信管理規程を厳守させたいなら、どの社員でも与信管理のシステムに触れられるように、与信管理ツールの活用を検討してみてください。与信管理ツールを活用すれば、新規・既存の取引先の企業情報を入力するだけでかんたんに信用調査を行うことが可能です。また、1度登録すれば、持続的に取引先をモニタリングし、別の取引で遅延などの情報が出た場合も即座に通知されるため、担当者以外の社員も与信管理を意識する機会が増え、与信管理規程を守りやすくなるでしょう。