お役立ち情報

受付から請求まで1本のソフトで完結

「エリアON」は、駆けつけサービスを運営している水道工事店向けの業者登録可能なサービスです。日本全国に対応可能となっており、ブラウザ上で受付を稼働できるのでリモートワークでも安心して作業ができます。受付画面では「お客様情報の入力」「重複防止・自動番号割当機能」「受付削除データの閲覧」などを行うことが可能です。推奨ブラウザはGoogle Chromeですが、そのほかのブラウザでも利用できます。

複数条件でスタッフの検索ができる
地域、業種、作業員の優先順位付け、スタッフの休日などさまざまな条件で該当スタッフを絞り込みできます。条件を入力すると自動抽出されるため、オペレーターは該当のスタッフに業務を依頼するだけです。

管理者権限で登録内容のコントロールができる
管理者権限によって、登録されている内容のすべてを管理者が管理できます。たとえば、手配先の入れ替えは一瞬でできるため、急ぎで行いたいときも手間がかかりません。管理者が修正・削除した内容はリアルタイムに反映します。個人アカウントの停止もあらかじめ通知することなく停止できますが、こちらもリアルタイムでの反映です。

加盟店・従業員・取引先のマスター登録に対応
登録は自社と自社スタッフ以外にも、外注先の会社、加盟店・加盟店スタッフなどそれぞれがマスターとして登録可能です。たとえば、加盟店は会社名や屋号でマスター登録し、手数料率の設定や月額固定費（ロイヤリティー）の設定などができます。また、加盟店マスターの下には従業員マスターを登録し、出張地域や業種、勤務日・待機時間を設定し、各スタッフの特徴などをメモしておけば、より依頼人に伝えやすいです。従業員マスターは売上完了の報告を自宅からPCで行えます。

取引先や従業員の専用アカウントを設定
取引先専用のアカウントを設定しておくことで、取引先側からも過去の取引履歴を閲覧できるようになるため、取引に関する電話での問い合わせ件数を減らせます。取引先が閲覧できる範囲を制限する機能があるため、見せたくない情報については閲覧不可になる点も安心です。従業員アカウントは自社・加盟店・外注先それぞれのスタッフ専用アカウントで、完了済みの案件・売上の報告を自宅のPCから報告できるようになります。また、スケジュール機能があるのでシフトや休日の確認も簡単です。過去の作業履歴や未報告の案件を検索・抽出できます。作業完了報告・売上報告の際には入力間違い防止機能が働き、打ち直しなどの手間を省けるのも良いところです。設定可能なアカウント数は制限がないので、日本全国に対応する場合でも問題ありません。

重複請求や未入力の防止機能
エリアONでは、受付画面登録をした時点で受付番号が発行され、すべてに紐づけられるので重複請求をしたり、未入力防止をしたりが可能です。スタッフの作業完了報告・売上報告は取引先の請求とリンクしているため、請求が重複する、請求に誤差が出るといったこともありません。管理者がすべての権限を持っているため、営業権限、受付権限と区別して管理できます。

エリアONを導入するメリット・デメリット

エリアONは導入することでさまざまなメリットを得られますが、デメリットもあります。

コスト削減
完全なテレワークでも事務所と併用利用ができるため、設備費、人件費など数十万円単位でコストの削減ができます。テレワークを行う場合はオペレーターや作業スタッフを全国規模で募集することも可能です。一般的に、売上が向上するとその分だけ事務作業が増えるのでコストがかかります。しかし、エリアONは請求書や支払書の作成は1人で30～60分程度作業すれば完了するため、事務作業にかかるコストもほとんどアップしないのが魅力です。

操作がシンプルで使いやすい
基本的な操作がシンプルなので、誰でも使いやすいのが特徴です。管理者権限、営業権限、受付権限とそれぞれで行える権限の範囲が決まっています。すべての登録内容の変更・削除・追加などができるのは管理者権限がある人だけなので、各個人が勝手に登録内容の変更をすることはできません。変更された箇所はリアルタイムに反映されるため、ほかの閲覧者もすぐに確認ができます。

インターネット環境さえあれば場所を問わずに利用できる
エリアONはブラウザ上で稼働するソフトウェアなので、どこにいてもインターネット環境さえあれば利用できます。オフィス勤務ではなく、テレワークだとしてもオフィスと同じように必要な作業ができるので安心です。メールを送る際の個人用メールアドレスの使用や出動要請の際にFAXを選択したときのFAX機の用意は必要ありません。

サーバー停止中は業務が中断してしまう
デメリットはサーバーダウンをしたときには、業務も中断しなければならない点です。エリアONのサーバーは大手のものを利用しているものの、それでも0.01％ほどのサーバー停止リスクがあるとされています。100％サーバーダウンをしないとはいえませんが、非常に低いリスクであることには違いありません。そのため、サーバーの停止をどの程度重要リスクとして捉えるのかがポイントになります。サーバーがダウンしないようにするためには高いコストがかかるため、0.01％という確率であれば気にせずに利用する企業も多いです。

61カ月後には無償譲渡される

エリアONの利用料金は極めてシンプルでわかりやすいです。

導入に必要な費用とは
エリアONを導入する際に必要なのは「初期設定費用」「月額基本料＋そのほかの月額料金」です。初期設定費用は12万円で、一括払いもしくは分割払いでの支払いができます。月額基本料（契約は1カ月ごとに自動更新）は5万円、そのほかの料金はサーバー費用が9800円～、ドメイン管理費とそのほかの費用がそれぞれ年間1000～3000円です。合計で月額料金が概算で税抜5万9800円になります。自社に合わせたカスタマイズもできますが、有料（3000円～）となっており、あらかじめ見積もりを出してもらわなければ明確な金額はわかりません。

61カ月以降は自社指定サーバーが利用可能に
ソフトウェアの買取をする場合は、月額基本料が無料になります。料金は「買取価格200万円＋初期設定費用12万円＝税抜212万円」で、支払回数は一括払いです。レンタルの場合は、60カ月を経過後は無償譲渡してもらえます。そのため、月額基本料が無料となり、毎月かかるのはサーバーやドメイン管理費の月額9800円～のみです。また、初期設定ではメンテナンスをしやすくするために運営会社であるアフターコールナビ株式会社が指定するサーバーを使用しますが、61カ月以降は自社が希望するものに移行できます。

初期設定の内容
初期設定では自社が希望する新規ドメインの取得、メール設定、サーバー契約と構築作業、FAX送信用の番号取得、お試し期間中（6カ月間）のデータ移行ができます。契約をする前に、デモ画面を利用して実際の使い心地を試すことが可能で、入力やメール送信、FAX送信なども自由に入力できますが、実在の人物名・電話番号・住所などを入力するのは禁止です。DEMO用にアカウントを発行する必要があるため、ホームページ内の「こちらから」をクリックして申し込みをしましょう。フォームで申し込むと自動返信メールでID・パスワードが届くので、そちらを利用してDEMO画面を試せます。DEMO版の利用、アカウント発行は無料です。

操作説明のサポート
操作説明のサポートは電話サポートで完全予約制です。初回のみ60分間は無料でサポートを受けられますが、それ以降は10分経過ごとに2000円かかります。メールのサポートは行っていないため、必ず事前に予約しておきましょう。メールでの対応は行っていませんが、サポートは予約制にしているため、わからない点などもゆっくりと質問できます。

エリアONの活用例

エリアONを導入した事例を見ると、どのような活用ができるのかわかりやすいです。3つほど活用例を挙げましたので参考にしてください。

簡単に運営できるので全国規模の事業を展開
地域限定で対応してきた会社でも、エリアONを導入すれば全国規模での求人が可能になります。完全テレワークでの運営が可能なため、求人するだけではなく、サービス自体も全国対応が可能です。全国規模にすることで、会社名の知名度も全国に広げられます。スタッフの派遣をする際は地域・スタッフのスケジュール・業種など条件を絞った検索ワードで自動抽出されるため、素早く現場に到着してもらうことができます。オペレーターから各加盟店に連絡し、加盟店がスタッフを選出してといった手間と時間がかからないので、1日にできる案件数も増やすことが可能です。

税務調査の対応をスムーズに
税務調査官による売上データやスタッフなどの確認が行われる場合でも、エリアONを閲覧してもらうだけですぐに確認してもらえます。作業場所や日付、支払方法を含めた売上報告などがすべて記録されているため、さまざまな書類を探し出してわかりやすくまとめてといった手間がかかりません。万が一、スタッフが不正を働いたとしても、取引先など依頼人からの問い合わせがあった際にすぐに調査・確認したうえで対応できます。必要があれば、すぐに印刷して書類として提出することも可能です。

売上アップをしても固定費を抑制してコスト削減
売上が向上するとともに、人件費や設備の追加といった出費が重なりやすいです。エリアONがあれば記録内容を常に確認し、売上が大幅に向上した場合でも大きな手間とコストをかけずに対応できます。たとえば、自社内のオペレーターで対応するのが難しいほど多忙な場合でも、コールセンターを外注して連動すれば、固定費自体は大きな変化をすることもありません。

事務作業が増加したときには郵便局のWebレターを活用・連動すると便利です。WebレターはWordやPDFファイルをアップロードして差出人・宛先を入力すると、文面・宛名の印刷、封筒詰めと切手貼り付け、発送・配達までのすべてを日本郵便が代行してくれるサービスです。エリアONは業務の拡大・縮小は固定費の抑制をしやすく、非常に対応しやすいソフトウェアだといえます。