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督促業務の重要性

このように、督促業務は、従事する社員にとって大きな負荷がかかるものではありますが、だからといって決して疎かにしてよいというわけではありません。というのも、企業が継続的に事業を営んでいくためには、円滑な資金繰りが必要不可欠なわけですが、督促が上手くいかずに取引先からの支払いが滞ってしまうと、運転資金が足りなくなってしまって、最悪の場合には黒字倒産という事態に陥りかねないからです。ここで黒字倒産というのは、債務超過に陥っていない、すなわち資産が負債を上回っているにもかかわらず、キャッシュフローが回らなくなってデフォルト状態に陥るということをいいます。ビジネスが順調だからといって督促を軽視していると、気が付いたら資金が枯渇しているという事態になりかねませんので、財務・経理や営業の担当者は常に取引先の支払い状況に注意を払っておかなければならないのです。

督促のためにとり得る方策

督促を受ける取引先などは、本当にお金が無くて支払わないケースもありますが、金額が小さいから大したことではないと思って意図的に支払いを怠っている場合や、相手を困らせてやろうとしてわざと支払わない場合などもあります。そこで、ここからはそのように支払いに応じない取引先に対してとり得る方策について紹介していきます。

督促状の送付
一つ目の方策は、支払いに応じない取引先に対して督促状を送付するというやり方です。督促状というのは、支払期日までに入金が確認できない場合に支払いを督促するために送る書面であり、紙に早く支払うよう求める文面を認めて送付するケースが一般的です。もっとも、必ずしも紙でなければならないというわけではなく、例えばPDFで作成した督促状をメールで相手方に対して送信するという方法でも構いません。ただし、裁判で証拠として使用するとなると、確実に送付したという証跡が必要になってきますので、その場合にはメールではなく、配達証明付の内容証明郵便などを利用した方がよいでしょう。

なお、いきなり内容証明郵便で督促状を送りつけるというやり方は、取引先との関係を著しく悪化させてしまうおそれがあります。既に関係が悪くなっていてどうしても支払いに応じてくれそうもないということであればよいのですが、そうでない場合には、まずは通常の郵便で督促状を送ってみるといった少しマイルドなやり方を試してみるというのも一案です。

支払督促
繰り返し督促状を送って支払いを求めているにもかかわらず、一向に応じてもらえる気配がないという場合には、より強い方策をとることも検討する必要があります。その場合に選択肢となるのが、法的手段の中でも比較的簡単にできる支払督促です。必要な書類を用意して裁判所に申し立てを行えば、審査をしてもらうことができ、無事にそれを通過すれば裁判所の書記官が取引先に対して金銭の支払いを督促してくれます。最低金額が定められていないため、少額の請求の際にも利用できますし、わざわざ裁判所に行かなくても、オンラインで24時間手続きが行えるようになっていますので、督促状の効果が期待できないような状況であれば利用を検討してみるとよいでしょう。

なお、支払督促を利用する場合には、一つだけ注意しておくべき点があります。それは、もし相手方が異議を申し立てた場合には、通常の訴訟に移行するということです。例えば、請求金額や支払時期について、相手との間で認識が食い違っていると異議が申し立てられる可能性が高くなりますので、そのような場合には他の方策を講じるようにした方がよいかもしれません。逆に、契約書などの証拠がしっかりと残っていて、異議を申し立てる余地がないということであれば、安心して支払督促の手続きをとってよいでしょう。

少額訴訟
支払督促以外の法的手続きとして、少額訴訟を利用するというのも一つの方策です。これは一定金額の支払いを求める際に利用可能な制度で、書類の提出だけで済む支払督促と異なり審理を経る必要があります。もっとも、1回の審理だけで結審するため、手続きそのものはスピーディーに行うことが可能です。

審理に際しては、通常の訴訟の場合と同じように裁判所に行って裁判官の面前で口頭弁論を行って法的な主張をしたり、物的証拠や人的証拠を揃えて提出するといったことが必要になってきます。一連の手続きを行うためにはある程度の訴訟の知識やスキル、ノウハウなども求められますので、もし社内にそのような人材がいないのであれば弁護士などの専門家に依頼して対応してもらった方がよいかもしれません。また、前述の通り、審理は1回しか行われないため、簡単な事案であればよいのですが、簡単に結論が出ないような複雑な事案の場合には必ずしも適した制度ではないという点に注意しなければなりません。

督促代行サービスの利用がおすすめ

ここまでで見てきたように、督促を行うためには様々な選択肢があるものの、いずれも行おうとするとそれなりに負荷が伴います。そのため、そこまで督促にリソースを割けないという企業の場合には、督促代行サービスを利用するというのも一案となります。ここでは、そのメリットについて見ていきますので、利用を検討する際の参考にしてください。

リーズナブルな料金
まず一つ目のメリットは、リーズナブルな料金で利用できるという点です。前述の通り、督促業務はそれなりに負荷が大きいため、社内のリソースで対応しようとすると、それに要する人件費だけでも馬鹿になりません。それに加えて、督促状を送るための送料や法的手続きを取るにあたって必要になってくる弁護士などの専門家のコストを考えると、専門的に督促代行を行っている社外の業者に委託してしまった方が、結果的には安い費用で支払いを受けられる可能性が高くなるのです。なお、督促代行サービスを行っている業者の中には、固定料金を安くする代わりに、無事に回収できた場合の成功報酬を設けているところがあります。もし、思うような成果が得られないにもかかわらず料金だけ支払わなければならなくなるという事態が懸念されるのであれば、そういった成功報酬型の料金体系を採用している業者を利用するというのも選択肢の一つでしょう。

専門的な督促スキル
二つ目のメリットは、督促代行サービスを提供している業者が有する督促についての専門的なスキルやノウハウを利用できるという点です。督促には、支払いに応じようとしない相手方に対してひるまずに自社の主張をするという高度なコミュニケーションスキルはもちろんのこと、それ以外にも法的手続きを行うにあたっての専門的な知識やスキルが必要不可欠です。特に中小企業の場合には、そのような知識等を社内で蓄積するには限界がありますので、もし十分なリソースがないということであれば、思い切って外部の代行サービスを利用してみるとよいでしょう。

選択と集中
三つ目のメリットは、督促代行サービスの利用によって、社内のリソースの選択と集中が可能になるという点です。代行サービスを利用すれば、督促代行に多くの時間を割く必要がなくなりますので、それによって余った人的リソースを他の業務に集中的に投下すれば、より業務の生産性を向上させられるというわけです。また、場合によっては、そこまで多くの人員を抱えておく必要がなくなるかもしれませんので、その場合は新規採用を抑えるなどして徐々にスリム化を図るようにするというのも選択肢の一つとなります。