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システム開発会社選びは初動がポイント

システム開発手順を考えた場合、依頼する側にとって、システム開発会社を選択する前の段階がとても重要です。システム開発の最初のステップである、提案依頼書を作成することに注力すると、その後のシステム作りがスムーズにいくはずです。提案依頼書を作成するメリットは、要望を文章にしておくことで、システム開発会社との認識のずれを解消できることにあります。また、開発に着手した初期段階である、システムの要件定義や基本設計で、こちらが要望したことが漏れなく盛り込まれているかどうか、確認するのにも役立つことでしょう。

提案依頼書を作成する前にはまず、作成したいシステムに関係する人や立ち位置を考えます。システムにかかわる人、影響を受ける人にヒアリングを行い、現状で課題となっていること、現場レベルで解決したい問題などを丁寧にすくい取るようにします。そうすると、どんなシステムにすべきか、どんなことを実現したいかが明確になり、システムの設計図ともいえるイメージがわいてくることでしょう。その点を提案依頼書にまとめていきますが、必要とする機能や解決したい課題などを、箇条書きにしたり、具体的な数字や図表などを盛り込みながら記載していきます。また、余裕を持ったスケジュールや納期を設定し、いつまでに何を作成したいのか、具体的な時期を明示するとベストです。

提案依頼書を作成し、自社の要望に合うと思われるシステム開発会社を複数選んで、見積もりを依頼します。見積もりが届いたら、システム開発会社からの提案内容に加え、予算や納期、サポート体制などを検討して、2社から3社に絞ります。ある程度の会社数に絞った段階で、営業や開発担当予定者などからヒアリングしたり、デモンストレーションを依頼するなどして、自社システム開発に最も向いている企業を決定します。

なお、依頼する企業の選定においては、運用コストも考える必要があります。システム開発は、小規模なものでも数十万円から百万円を超える場合があり、規模が大きくなるほど費用がかさむので、イニシャルコストに目が行きがちです。それでも、ランニングコストは企業にとって継続的な負担となるため、一定の期間使用したときのトータルコストで判断することが大切です。さらに、運用後に追加の機能が欲しくなったり、修正依頼することも考慮し、システム改修にどれだけのコストがかかるのか、サポート体制はどうなのかといった点の確認や取り決めも重要になります。

いずれにしても、システム開発における自社のファーストステップが大切になってくるため、関係部署に通達するなど、協力体制を構築しておくことがポイントといえます。