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業務では基本的に有料ツールを使おう！

どの企業もコスト削減が提唱されていますが、業務で使用するソフトウェア・アプリに関しては基本的に有料のものを使うべきです。まずはどうして無料のソフトウェア・アプリを避け、有料のソフトウェア・アプリをおすすめするのか解説していきます。

サポートが無いもしくは手薄
有料のソフトウェア・アプリなら基本的にトラブルが起こった際やわからないことがあった際に備えたサポートが用意されています。また、サポートサービスに関しても24時間対応可能だったり、出張サービスが用意されていたりすることもあるでしょう。それに対して無料のソフトウェア・アプリだとサポートは基本的にありませんし、万が一あったとしてもサポートに人員を割いておらず対応が遅いです。したがって、緊急性が高いトラブルも基本的には自力で解決しなければいけません。特にBtoCサービスの場合、トラブル発生時はスピードが求められます。そこで対応できないもしくは対応に時間がかかるとなると、企業のイメージ低下、顧客満足度の低下に繋がるでしょう。

突然サービスが終了する可能性がある
無料のソフトウェア・アプリはサービスが突然予告なしに終了する可能性があります。特に企業のサービスの核の部分に無料のソフトウェア・アプリを使用している場合、クライアントも突然自社サービスを使えなくなって困るでしょう。また、自社で開発しているサービスそのものを1からまた作り直さなければいけなくなってしまう可能性もあります。しかも無料のソフトウェア・アプリは万が一このようにいきなりサービスが使えなくなって自社のサービスに支障が出た場合の補償もありません。

セキュリティ性が低い可能性がある
無料のソフトウェア・アプリは無料な分開発にかかる時間・手間を省いているので、セキュリティ対策が有料のものよりも簡易的なものになっていることが多いです。また、「無料」という言葉に釣られてしまう心理を悪用して、あえて無料でも質の良いソフトウェア・アプリに見せかけてウイルスを仕込んでいることもあります。セキュリティ関連のトラブルは企業の信用にも関わるものです。一度セキュリティ関連のトラブルを起こしてしまうと、失った信用を回復させるのは難しいでしょう。

無料のソフトウェア・アプリをダウンロードした際によくあるセキュリティ関連のトラブルとは？

無料のソフトウェア・アプリは企業の信用を落とすようなセキュリティ関連のトラブルを引き起こすリスクが高いと解説しました。それでは無料ソフトウェア・アプリをダウンロードした際によく起こるセキュリティ関連のトラブルの例を紹介します。

顧客情報が流出してしまう
セキュリティインシデントの中でも特に避けたいのが顧客情報の流出です。企業だけでなくクライアントにも多大な迷惑や損害がかかり、その後の企業に対する信頼にも大きく影響するでしょう。情報の流出後は流出した原因の特定だけでなく、流出したユーザーに対する謝罪・補償も必要となり、金銭的な損害も大きくなってしまいます。流出だけで済めばまだ良いですが、さらに悪質な場合だと流出した情報が悪用され、ユーザーにとって身に覚えのないクレジットカード決済が発生するなどといったトラブルの発生も想定されるでしょう。やはりセキュリティ関連での顧客情報の流出は自社だけでなく自社に関わる人・企業すべてに不利益が出るので、細心の注意を払いたいところです。

社内システムの動作が遅くなる
社内のパソコンの動きが遅い、社内システムを起動するのにかなり時間がかかるなどといったトラブルもウイルス感染によって引き起こされます。コンピュータウイルスの中にはパソコンに寄生して、そのパソコンのメモリ・ハードディスクを使って活動するものが存在しています。有名なものとしては寄生したパソコンを使って仮想通貨のマイニングを行うマイニングウイルスが挙げられるでしょう。

システム障害が起こる
社内システムや自社で開発しているサービスのシステム内にウイルスが侵入すると、一部もしくは全部のプログラムを破壊し、システム障害を引き起こしたり、システムを使えなくしたりすることもあります。一度システムにウイルスが侵入してしまうと、原因の特定も復旧にも時間がかかり、その間社内サービスを運用できない、業務ができないなどのトラブルにも繋がります。

社内システムや自社サービスを外部から不正に操作される
コンピュータウイルスが侵入すると、個人情報など重要な情報が抜かれてしまうだけでなく、外部からサービスを不正に操作されることもあります。特に社員のアカウントがウイルスによって乗っ取られてしまうと、その社員が何も問題を起こしていないのにその人を疑ってしまうことになるので危険です。また、サービスそのものを乗っ取り、自社サービスの内容とはまったく関係ない情報もしくは自社にとって不利な内容を発信されるなど悪用されてしまうリスクもあります。

どうしても無料のソフトウェア・アプリをダウンロードする必要がある際に決めておくべきルールとは？

基本的に企業では無料のソフトウェア・アプリは利用すべきではありません。しかし、業務をスムーズに進めるうえで無料のソフトウェア・アプリを使いたい場面もあるでしょう。そこで完全に無料のソフトウェア・アプリを禁止するのではなく、事前にルールを決め、そのルールに則ってダウンロードされたソフトウェア・アプリなら良いとする企業も多いです。そこで、業務上で無料のソフトウェア・アプリを許可するにあたってどんなルールを決めておくべきか解説していきます。

企業が承認したものだけをダウンロードする
無料のソフトウェア・アプリは品質が保証されていないので、何でもダウンロードできるようにしてしまうとウイルス感染のリスクが高くなってしまいます。しかし、どうしても無料のソフトウェア・アプリを使いたいなら、事前に企業で許可している無料のソフトウェア・アプリリストを作成し、それに掲載されているもののみダウンロードできるようにする、リストにないものをダウンロードしたい場合は申請を行い、許可を得たらダウンロードできるようにするのが良いでしょう。実際にダウンロード申請書を提出したら有料・無料問わずソフトウェア・アプリをダウンロードして良いとする企業は多いです。

ダウンロード申請書の内容はソフトウェア・アプリの名称・機能、ダウンロードする目的などを記載します。万が一インシデントが発生した際にはダウンロードした人が自身で対応するなどの旨も記載しておくとなお良いでしょう。

セキュリティソフトは常時最新のものにアップデートしておく
万が一ダウンロードしたソフトウェア・アプリがコンピュータウイルスの感染源だった場合に、コンピュータウイルスからパソコンを守ってくれるのがセキュリティソフトです。しかし、セキュリティソフトは定期的にアップデートが行われているものの、アップデートに時間がかかるからと古い状態のままセキュリティソフトを利用している人も少なくありません。コンピュータウイルスも常時アップデートされ新しいものが出てくるので、必ずセキュリティソフトを最新の状態にしてパソコンを使用するように社内で周知しましょう。

ダウンロード時のマニュアルを作成しておく
安全と言われている無料のソフトウェア・アプリでも気付かない間にシステムの核部分にアクセスできるような設定をしてしまうことがあります。そのため、承認したソフトウェア・アプリに関してはダウンロード方法をマニュアル化しておきましょう。

ただ、初めてダウンロードするソフトウェア・アプリの場合はマニュアルがありません。その場合はインストール時に文章を読み、適当にOKを押さないこと、保存先などのフォルダはデフォルトではなく、企業システムに影響が出ないフォルダを設定することを徹底してください。加えて、セキュリティソフトを利用していると、ダウンロード時に警告が出ることがあります。やはり警告が出るようなソフトウェア・アプリはなるべくダウンロードを避けるべきです。しかし、それでもダウンロードしたい場合は必ず利用規約を読み、上司に相談して許可を得ればOKなどルールを決めましょう。

万が一使えなくなったときに備えて代替手段を用意しておく
無料のソフトウェア・アプリはそのソフトウェア・アプリでしか使えない拡張子を導入していることも少なくありません。その場合ソフトウェア・アプリが使えなくなったときにファイルを開く手段が無くて困ってしまうでしょう。そんなときに備えて別のソフトウェア・アプリで同じものを用意しておく、同じ拡張子を使用しているソフトウェア・アプリを事前にインストールしてすぐに使えるようにしておくなど対策をしておきましょう。

ダウンロードは必ず公式から
無料のソフトウェア・アプリをダウンロードする際は必ず公式からにしてください。有名だったり昔からあったりするソフトウェア・アプリは公式以外のサイトからダウンロードできるものも多いです。しかし、公式以外のサイトを経由するとソフトウェア・アプリをダウンロードするまでの過程の中にコンピュータウイルスが仕込まれていたり、そもそもダウンロードしたものがダウンロードしたかったソフトウェア・アプリでなかったりする可能性もあります。そのため、必ずソフトウェア・アプリは公式からダウンロードする、配布が終了していて公式サイトが存在しないものはダウンロードしないようにしましょう。

開発元・配布元が信用できるか確認する
無料のソフトウェア・アプリの中には知名度のある企業や有料ソフトを開発している企業が開発しているものもあります。開発元が信用できるサービスなら、無料だったとしてもある程度のクオリティが保証されているので問題ないでしょう。ただ、開発元がわからないもしくは個人、知名度のない企業の場合や、ソフトウェア・アプリの情報が少ない場合は、質が悪いもしくはコンピュータウイルスが仕込まれたソフトウェア・アプリの可能性が高いです。ダウンロードの可否を判断する立場の人は、必ず信用できる開発元・配布元かどうかを判断したうえでダウンロードの許可を出してください。